Сегодня хотелось бы рассказать вам, о вариантах расстановки офисной мебели в небольшом кабинете — 5х4 м. Надеемся, это поможет вам понять, как вы хотите, чтобы выглядел ваш офис. Вы можете заставить его столами «под завязку» и тем самым сэкономить место и расходы на аренду, либо оставить больше свободного места, поставить удобные, эргономичные столы, и сотрудники скажут вам спасибо. В качестве примера в дизайнах использовали прямые и эргономичные столы.
Подбирая расстановку нашего офиса, мы руководствовались основными принципами, которые могут улучшить рабочий процесс. Например, не сажать людей лицом к стене, спиной к окну, спиной к двери; избегать открытых мониторов ( сотрудники не должны видят мониторы друг друга) и т.д. Но как вы сами понимаете, если максимально использовать, каждый метр пространства, то чем-то приходиться поступиться.
Ниже мы показали основные расстановки, используемые в современных офисах.
1
Комната с прямыми столами (все прямые столы в каталоге), где хватает место поставить шкафы, гардероб и даже тумбу под ксерокс. Всего 4 рабочих места. Прямые рабочие места оснащены выкатными тумбами, которые можно передвигать в пределах вашей рабочей станции, и которая пригодиться для хранения подручных аксессуаров и бумаг. Офис получился просторным, что даже хватило место для зоны приема посетителей. Как можно заметить два стола все-таки расположены спиной к окну и, по идее яркое солнце может бликовать на мониторе. Но не в Санкт-Петербурге=) На самом деле, для такого количества сотрудников, да еще и с прямыми столами, места хватит с лихвой. Учтите, что прямые столы не дают максимально полно использовать рабочее пространство, и ставить их лучше, если у вас сотрудник не завален бумагами, типа бухгалтера.
2
На этой расстановке мы ставим еще больше прямых столов, благодаря их расположению друг с другом и разделяя перегородкой.
Перегородка является психологическим барьером, который даст сотруднику больше личного пространства, но если сотрудникам требуется быстро коммуницировать между собой, то можно обойтись и без них. С такой расстановкой остаётся немного места для зоны ожидания, либо шкафов по периметру офиса. Не забывайте про тумбу под принтер, чтобы каждый сотрудник имел доступ к устройству.
|
Нет времени самостоятельно выбирать мебель для офиса? Доверьте это нам! — оперативно предложим несколько вариантов расстановки с 3D визуализацией |
Отправить заявку |
3
На этом дизайне мы показали, какое максимальное количество прямых столов можно разместить в этом офисе.
Столов длиной на 1200 мм – поместилось аж 11штук, можно, конечно и на 90 см столы поставить, поместиться на два больше). Но сидеть за такими рабочими местами очень неудобно, и такая рассадка не соответствует никаким нормам. Хорошо еще если есть окна, чтобы проветривать это помещение. Не думайте, что таких офисов не бывает, я лично бывал в подобных и мне искренне жаль людей, которым приходится работать в подобных условиях. Стоит так же знать, что сотрудник долго не задержится на таком рабочем месте.
Комфортное расположение эргономичных столов (все эргономичные столы в каталоге) с распределением зон, для руководителя, секретаря и зона для бесед или ожидания с диваном и столиком. Единственное, что здесь не так, это расположение рабочих места спиной к окну, свет из которых светит в монитор, но в этом кабинете и так много место, чтобы расположить два стола, как угодно. Кстати, насчет стационарных тумб возле эргономичных столов, лучше поставить тумбу с длинной крышкой, это даст дополнительное пространство для ног снизу и для бумаг сверху.
Такой вариант используется редко, но он очень удобен. К столу руководителя мы добавляем брифинг, что позволяет начальнику принимать посетителей, непосредственно на рабочем месте.
5
Продолжая предыдущий пример, добавим в кабинет еще одно рабочее место, может быть для бухгалтера. Ставим гардероб вместо вешалки, и вот, полноценный кабинет, для сотрудников малого бизнеса, готов. Обратите внимание у руководителя стол длиной 1600 мм, а у сотрудников 1400. Это выделяет директора и экономить место в офисе.
Реальные расстановки в офисах: «Галерея наших работ»
6
Продолжаем тему с эргономичными столами. По правде сказать, эти столы довольно громоздкие и расставить их в офисе, тем более если место ограничено, довольно трудно. Но в итоге получается, что такое рабочее место гораздо удобнее и более функциональное.
При расстановке не забывайте о таких важных моментах, как расположение столов по отношению к двери, окнам и между самим сотрудниками. Не забывайте про удобные офисные кресла (ссылка), это 50 % залог продуктивной работы. Делим два совмещенный рабочих места перегородкой для ограничения личного рабочего пространства. Никто из работников не заглядывает другому в монитор.
7
Можно использовать схему эргономичных столов в совокупности с прямыми. В основном это служит разграничением сотрудников по статусу, и экономит место. Прямые столы компактны, часто используют для экономии пространства и они мобильны, их легко переставить, изменить комбинацию. Только не подумайте, что прямые столы неудобны для работы, я сам сижу за таким столом, и очень счастлив, правда мой стол на металлической регулируемой по высоте опоре, для возможности иногда работать стоя. Я не использую много бумаг, поэтому мне хватает той столешницы 120х70, которая у меня есть.
8
Финальный вариант — эргономичные столы расположенные по стенам. Из-за того, что человек сидит не прямо лицом к стене, а немного под углом, то такое расположение столов приемлемо. Есть еще один вариант расположения эргономичных столов, это когда все 4 стола стоят рядом лицом друг к другу, но такую расстановку используют редко. В основном она для офисов открытого типа, когда все 4 сотрудника сидят, грубо говоря, за одним рабочим местом. Если брать схему выше, то объединив верхние 2 стола с нижними, лицом к друг другу, то получим большой «+».
|
Нет времени самостоятельно выбирать мебель для офиса? Доверьте это нам! — оперативно предложим несколько вариантов расстановки с 3D визуализацией |
Отправить заявку |
На чтение 5 мин.
Просмотров 14.9k.
Грамотно продуманная обстановка влияет на производительность труда сотрудников, внутренний микроклимат в коллективе. Кроме этого расстановка мебели в офисе должна быть удобна для обычных посетителей и постоянных клиентов компании. Крупные корпорации доверяют это нелегкое дело известным рекламным агентствам. Чтобы самостоятельно, без помощи профессионального дизайнера, справиться с этой задачей, следует учесть множество факторов: размеры, форму коммерческого помещения, акустику, степень освещенности.
Прежде всего, необходимо определить для каких целей будет использоваться офисное пространство. Это может быть уютная обстановка для клиентов, отдельный кабинет для руководителя или просторный колл центр в котором сосредоточено большое количество сотрудников и необходимого оборудования. Но в любом случае имеются строго установленные правила:
Важно чтобы входная дверь находилась по диагонали, в поле зрения работающего сотрудника. Если необходимо обустроить сразу несколько рабочих мест, их располагают по углам;Стол руководителя должен стоять отдаленно, вдалеке от входных дверей.
«Рабочий треугольник» дизайнеры считают лучшим способом организации пространства, он призван минимизировать затраты времени и сил потраченные на решение различных задач. Самый оптимальный вариант расстановки мебели в офисе поможет создать оптимальные условия для продуктивной работы.
Как расставить мебель в офисе в соответствии с основными правилами эргономики? Прежде всего, определимся с вершинами, составляющими треугольник:
Рабочее место должно отвечать всем требованиям безопасности труда, поэтому за спиной сотрудника нельзя расставлять предметы мебели с выдвижными ящиками.
Компактную тумбу следует поставить возле окна. Далее ставится рабочий стол по диагонали к оконному проему. Такое удобное расположение мебели в офисе позволит заметить всех кто заходит в кабинет, а на отдыхе можно полюбоваться видом из окна. Кроме этого естественное освещение рабочего места просто необходимо, если сотрудник офиса постоянно работает за компьютером. Открытый стеллаж или шкаф лучше поставить вдоль одной из стен.
Производители предлагают разнообразные модели офисной мебели – это поможет скомплектовать стандартное рабочее место или создать сложные конструкции с дополнительными стеллажами и полочками. Рабочие столы имеют различную конфигурацию: от стандартного прямоугольника до сложной криволинейной формы.
Долгое время производители предлагали исключительно прямоугольные столы серого или коричневого оттенка, такая мебель способно ввести в депрессию и уныние. Форма современной офисной мебели создается с небольшими изгибами и закруглениями, без острых выступающих углов.
Округлые очертания намного приятнее не только видеть, но и обходить. «Круглый стол» является символом тесного общения, общего равенства, поэтому атмосфера за таким столом более спокойная, творческая и доброжелательная.
Если верно расставить мебель в офисе можно повысить работоспособность и внести гармонию в отношения между всеми членами коллектива:
Офисные столы наделяются особой эргономичностью и надежностью.
Кроме этого при производстве необходимо использовать экологичные безопасные материалы.
Площадь офисного помещения является одним из самых главных факторов влияющих на расстановку предметов мебели. Небольшое коммерческое помещение дизайнеры советуют оформлять в стиле минимализм.
В маленьком офисе самой лучшей мебелью станут небольшие столы строгой геометрической формы с закругленными углами, удобные кресла светлого оттенка, легкие тюлевые занавески или жалюзи. Особого внимания требует создание качественного освещения в коммерческом помещении. Когда планируется использовать только один осветительный прибор, необходимо чтобы он располагался по центру.
Составляя план расстановки предметов мебели необходимо учесть множество факторов: количество мест для работы, наличие кондиционеров, направление движения двери, расположение розеток.
Не всегда получается получить полного комфорта для всех сотрудником, но возможно минимизировать неудобства.
Например, подключить удлинитель или развернуть стол, чтобы на экране монитора не возникали солнечные блики.
В современном офисе люди проводят большую часть своего времени, поэтому вопрос: «Как правильно расставить мебель?» актуален для разных по площади пространств. Эргономичность офиса состоит из разных элементов: просторный стол, удобное кресло, чистый воздух, естественное и искусственное освещение рабочего места.
Естественное дневное освещение – самый лучший свет, он не раздражает глаза, благоприятно сказывается на здоровье и психологическом комфорте всего коллектива, но чтобы им воспользоваться длина коммерческих помещений не должна превышать шести метров, иначе дальние столы будут мало освещаться. Этот совет позволит правильно расставить мебель в офисе. Профессионалы не советуют садиться спиной к окну. Особенно некомфортно сидеть у большого окна на высоких этажах, если нет, возможности переставить стол в другое место, рекомендуется занавесить оконный проем плотными шторами или установить жалюзи.
Соблюдая простые правила рационального обустройства пространства можно без особых проблем превратить даже небольшой офис в комфортное место, где будет приятно работать каждому сотруднику компании.
Правильная организация рабочего пространства в офисе является залогом комфорта, здорового микроклимата в коллективе и высокой продуктивности сотрудников. Чтобы этого достичь, необходимо грамотно подойти к разработке и реализации дизайна офисного помещения.
Начать следует с расстановки столов в офисе. Вариантов расположения может быть много, а выбор оптимального решения зависит от площади, количества сотрудников и их личных предпочтений. В нашей статье мы рассмотрим наиболее правильные с точки зрения эргономики схемы расстановки и перечислим распространенные ошибки при организации офисного кабинета.
Перед тем как расставить столы в офисе, необходимо четко продумать концепцию помещения. Будет ли это просторный open space с большим количеством сотрудников или небольшой кабинет на несколько человек с дополнительной зоной для приема клиентов и партнеров.
Вне зависимости от назначения помещения, при организации пространства необходимо придерживаться определенных правил:
Если позволяет площадь в офисе, расставить столы можно вдоль стен. В маленьком пространстве можно разместить мебель в центре и использовать специальные перегородки.
При этом необязательно, чтобы она была строго прямоугольной формы. Сегодня мебельные компании предлагают огромное количество вариантов, в том числе и на заказ. Вы можете выбрать овальные или круглые столы, а также произвольной формы (L и U-образные столы). Главное, чтобы они соответствовали принятым стандартам.
Как показывает практика, при организации рабочих мест в большинстве случаев не учитываются такие нюансы, как общая площадь помещения и количество сотрудников. Как результат — кабинет превращается в нагромождение письменных столов с небольшими проходами между ними. Перечислим основные ошибки при расстановке офисной мебели.
Такое расположение может стать причиной психологического дискомфорта сотрудника. Кроме того, с точки зрения психологии, это может повысить дух соперничества и конкуренции в коллективе.
Данная ошибка может стать причиной проблем со зрением у сотрудников. То же самое касается и обратной ситуации, когда работнику приходится сидеть спиной к окну.
Еще больше информации о грамотной организации рабочего пространства и вариантах расстановки столов в офисе вы можете узнать на нашем сайте.
Расположение рабочих мест в офисном помещении влияет на эффективность работы и на атмосферу в коллективе. Существуют негласные правила, которых предлагается придерживаться при расстановке офисной мебели в помещениях.
Расстановка мебели в офисе должна нести в себе удобство, как для работников, так и для посетителей.
Некоторые компании эту задачу делегируют специальным агентствам. Чтобы справиться с этой задачей своими силами, нужно внимательно изучить тему, обращать большое внимание на размеры и форму мебели, уровень освещённости и акустики отдельных зон.
В этой статье мы расскажем об основных правилах, нюансах, а также рекомендациях специалистов в этой области.
Количество мебелиДля ответа на этот вопрос и правильного расчёта всех предметов, нужно понять для какой цели будет использоваться то или иное помещение. Предназначение может быть самым разным: колл-центр в стиле «open space», приёмная для клиентов, кабинет начальника отдела и т.д. Также необходимо измерить общую площадь помещений, составить план для удобного расчёта.
Вне зависимости от назначения есть определённый список правил и рекомендаций:
п.;Специалисты, профессионально занимающиеся расстановкой мебели в офисе, считают, что наиболее подходящий метод расположения – это «рабочий треугольник». Оптимальным он является, потому что помогает свести к минимуму затраченное время и силы на решение рабочих задач.
Для расстановки мебели по такому принципу, необходимо определить, что будет являться углами «рабочего треугольника». Ими обычно бывают:
Тумбочку рекомендуется ставить у окна или стены при его отсутствии. По диагонали от оконного проёма следует устанавливать рабочий стол.
Так у работника будет на виду весь кабинет, а во время перерыва он сможет насладиться видом из окна или просто отвлечься, наблюдая за уличной жизнью. Также место у окна станет источником естественного света. Шкаф для бумаг или стеллаж следует ставить вдоль стены, ни в коем случае не около окна.
Проводку в любых помещениях нужно продумывать заранее. В рабочих кабинетах должно быть достаточное количество розеток, лучше сделать их с запасом, на случай расширения рабочих мест или увеличения количества техники. Спрятанные в кабель каналы провода придают помещению более эстетичный внешний вид и не мешают ходить сотрудникам.
Важно! Рабочее место должно быть комфортным, безопасным, соответствовать всем положениям охраны труда.
Размер и форма письменного стола для офиса зависят от пожеланий заказчика. Модульная мебель – отличная возможность организовать с экономией места любой офис. Также она позволяет создавать различные конфигурации.
Ранее производители изготавливали столы только прямоугольной формы с острыми углами и в серых, невзрачных тонах. В настоящее время выбор огромен, и вариантов по форме и цвету письменных поверхностей большое количество.
Столы округлой формы более безопасны, являются символом близкого общения, а также способствуют созданию творческой и дружелюбной атмосферы. При грамотном расположении мебели в офисе, вы сможете создать благоприятный для работы микроклимат, повысить трудолюбие у работников.
Вот некоторые советы:
Важно! Заказывайте продукцию только у тех изготовителей, которые используют экологически чистые материалы в производстве.
Даже если рабочий кабинет имеет маленькую площадь, вопрос, как компактно провести расстановку мебели в офисе с комфортом для всех – решаемый. При этом комната должна вмещать в себя все необходимые элементы и не должна быть загромождена ими. Наиболее подходящий стиль – минимализм.
Для рациональной расстановки вам потребуются небольшие по размеру письменные столы прямоугольной или округлой формы, кресла светлых тонов, жалюзи или тюли на окна. Так как помещение небольшой площади, освещение стоит устанавливать в центре комнаты. Важно создать достаточно света для всех работников.
Одна из удачных схем расстановки столов, это расположение рабочих мест по кругу, разгрузив центр комнаты. В этом случае будет достаточно места для ходьбы по помещению. В центре же можно установить оргтехнику или обустроить небольшую зону отдыха.
В любом офисе, маленьком или просторном, должна быть зона отдыха.
Там работники могут отвлечься от работы, пообщаться, пообедать, попить кофе или просто полежать. Это помещение следует оснастить достаточным количеством сидячих мест, это могут быть пуфики, мягкие кресла или диваны для офиса.
Мебель для отдыха должна быть удобной и желательно ярких, не скучных серых оттенков. Сотрудники должны чувствовать себя расслаблено в такой зоне, позаботьтесь об этом.
На чтение 8 мин. Просмотров 31.6k.
Современный мир невозможно представить без офисов. Эти помещения должны обеспечивать слаженную работу всего коллектива с максимальной отдачей. Но только лишь грамотных сотрудников, хорошего начальства и достойной заработной платы будет недостаточно. В плохой обстановке даже самый талантливый человек не сможет проявить себя в полной мере, именно поэтому расстановка мебели в офисе так важна.
Необходимо обратить на это достаточно внимания, а иначе хороших отношений в коллективе и производительного труда добиться будет трудно.
Первое, с чего нужно начать – организация пространства. Для этого составляется план расстановки мебели в офисе. Удобнее работать с уже общепринятым шаблоном. В офисах часто используется так называемый «рабочий треугольник». Это конструкция из трех самых необходимых для сотрудников в течение дня объектов: письменного стола, шкафа для хранения различной документации и тумбы с какой-либо мелочью или личными вещами. Такой вариант расстановки офисной мебели давно прошел проверку временем. Он считается большинством дизайнеров решением, сводящим к минимуму отвлекающие факторы при работе и максимально повышающим трудоспособность.
Необходимо определиться более конкретно с типом планировки. Здесь возможны три основных варианта: открытая, кабинетная и смешанная. Чтобы сделать выбор, стоит ознакомиться поближе с каждым из них.
ЗакрытаяОткрытаяСмешаннаяСзади рабочего места должна быть стена. Размещение здесь шкафов не рекомендуется, так как есть риск их падения, а также возникнут неудобства, связанные с постоянным использованием мебели.
Популярное название этого способа планировки – Open Space. Сейчас данный вид считается одним из самых востребованных в мире. Это связано с рядом особенностей, присущих такому варианту планировки:
Лидер не должен противопоставлять себя коллективу.Столы размещаются отдельно на небольшом, но комфортном для передвижения расстоянии. Мебель может быть общей, соединенной из нескольких конструкций, что еще больше сплотит команду. Лучшими моделями станут квадратные, а также круглые столы. Такая расстановка больше подойдет для креативных компаний, работающих в сфере коммуникаций.
В маленьком офисе ставить круглый стол нецелесообразно. Он требует больше свободного пространства или его рабочей поверхности будет недостаточно для нормальной работы.
Подразумевает разделение общего офиса на отдельные кабинеты. Они могут быть персональными или рассчитанными на группу до 4 человек. Такой способ расположения мебели в офисе известен уже многие годы.
Он имеет ряд своих достоинств, из-за которых не теряет популярности по сей день:
Несмотря на ряд достоинств, без минусов, которые ведут к снижению популярности кабинетного типа офиса, не обошлось:
Такое решение всегда найдет свое место в офисах бухгалтерии, больницах, поликлиниках, учреждениях, где необходимы приватность, сохранность ценной информации.
Хранить важные документы в общей доступности может быть опасно.
Из названия понятно, что этот вариант расположения мебели в офисе объединяет оба перечисленных выше. Здесь имеются как закрытые зоны, так и открытые. Отдельно располагаются кабинеты бухгалтерии, начальства, основная масса сотрудников работает вместе. Такой подход позволяет сохранить командный дух, но при этом не дает отвлекаться от трудовой деятельности тем, кто занимает важные должности, требующие уединения и концентрации внимания.
Также здесь зачастую имеются отдельная приемная для посетителей и переговорные. Там они могут встретиться с любым из сотрудников, который им нужен. Конференц-зал необходим для общих собраний всех работников, включая тех, кто трудится отдельно от основной группы.
Следующим пунктом, над которым следует основательно подумать, является правильный выбор места работы руководителя офисного помещения. Сначала необходимо определиться с типом..jpg)
Он полностью зависит от предпочтений самого директора, если у фирмы нет четкого регламента по этому поводу. Открытый человек может спокойно работать вместе с подчиненными. Тот, кому требуется больше сосредоточенности, потребует отдельного кабинета.
Вне зависимости от конкретного типа место руководителя стоит расположить в конце зала. Это подчеркнет его значимость в коллективе, а также позволит ему наблюдать за работой подчиненных, если предусмотрены прозрачные перегородки или полное отсутствие стен. Еще одно важное правило – недопустимо, чтобы начальник сидел спиной к окну, двери, позади должна быть стена. Психологи считают, что это придаст главе отдела, компании уверенности.
Сама по себе мебель должны быть максимально функциональной, возможно, более продвинутой, чем в остальном офисе. Потребуется больше места для хранения личных и рабочий вещей. Стол должен быть широким и длинным, чтобы за ним было удобно работать. Стоит обратить внимание на угловые решения, они небольшие в плане занимаемого места, но при этом намного удобнее.
Кресло нужно подобрать такое, чтобы на нем можно было комфортно работать в течение нескольких часов.
В компаниях, деятельность которых связана с приемом посетителей, должны быть места, где их можно разместить, если сотрудник занят. Обычно это отдельное помещение перед общим залом или кабинетом руководителя. Здесь стоит установить стойку информации с консультантом за ней, который сможет помочь посетителям.
Для комфортного ожидания следует поставить кресла, диванчики, небольшие журнальные столики. В качестве бюджетной замены мебели могут послужить скамейки. Расположение элементов интерьера производится по тому же принципу, что и расставляют офисную мебель. Помимо стандартных конструкций в этой зоне можно поставить тумбу для чайного сервиза. Время ожидания пролетит незаметно, если человек полистает журналы, газеты, ознакомится с рекламными буклетами, попьет кофе.
О том, как расставляется мебель в офисе при условии недостатка места, стоит подумать отдельно и заранее.
Здесь не удастся применить практически ни одно из вышеперечисленных правил. Кабинетная планировка для маленького офиса невозможна. Открытая позволит сэкономить драгоценное место, а личное пространство можно создать при помощи перегородок.
Что касается самой мебели, то не стоит выбирать необычные формы столов. Они занимают много места, хоть и выглядят более эффектно. Стандартные прямоугольные столы позволят получить больше рабочего пространства. Зоны отдыха должны быть при этом максимально компактными и включать лишь два-три кресла со столиком.
Освещение важно в любом офисе, но особенно это актуально, когда места мало, а предметов и людей, мешающих его проникновению, много. Естественного света здесь будет намного меньше из-за малого размера окон и их количества. Экономить на освещении не стоит.
Специфика расположения стола начальника никак не меняется – его лучше разместить в конце зала, за ним должна быть стена. Единственное – скорее всего, придется отказаться от перегородок совсем.
Также для экономии пространства можно объединить рабочее место с общим столом, выделив руководителю немного больше свободной площади.
Существуют общие правила расстановки мебели в офисе. К пунктам, которые всегда необходимо помнить и соблюдать, относятся:
Люди могут сидеть спиной к окнам лишь в случае, если их можно занавесить, это поможет избежать бликов на экране компьютера.Для ценителей восточной культуры возможно иное расположение элементов, зонирование. Правильно расставить мебель по фен-шуй помогут следующие правила:
Грамотное расположение мебели в офисе – залог хорошей работоспособности всего коллектива. Если помещение маленькое, то лучше отказаться от стенок и объединить все в единое пространство. А вот если места много, то можно выбрать любой тип планировки.
Организация рабочего места предполагает оптимальное зонирование рабочих мест сотрудников.
Это может существенно влиять на рабочий процесс в целом. Здесь часто возникают две проблемы:
Организовывая зоны офисного пространства, нужно соблюсти золотую середину – обеспечить каждого приватным местом, не умаляя простой и быстрой связи между работниками компании. Это даст комфорт во время работы и положительно повлияет на процесс принятия решений.
Для этого существует несколько современных методов дизайна:
Кроме того, там можно хранить рабочую документацию;Офисные зоны, выполненные с помощью этих инструментов, помогут создать в коллективе максимально позитивный настрой, не нарушая личных границ каждого работника, но и не мешая их коммуникации. Выбор конкретного способа зонирования зависит от индивидуальных особенностей офиса и рабочих мест сотрудников.
Помимо зонирования рабочих мест, не стоит забывать и о зоне отдыха для сотрудников. Она может располагаться в отдельном помещении здания, а может находиться внутри интерьера самого офиса. Во втором случае это место обязательно стоит отделить специальными шкафами или перегородками. Часто зона отдыха отделяется несколькими диванами с высокими спинками, стоящими вокруг столика.
Зону отдыха желательно отделить от глаз работающих сотрудников, чтобы не отвлекать их от рабочего процесса. Оформление же её полностью индивидуально.
Как расставить мебель в офисе так, чтобы всем было удобно, чтобы рабочие зоны отвечали требованиям эргономики и способствовали повышению эффективности работы. Думаем, каждый владелец компании задавал себе данный вопрос или перекладывал его на плечи подчиненных.
Эта задача важна не только с точки зрения удобства организации пространства для сотрудников, но и для того, чтобы микроклимат был приятен гостям и клиентам компании.
Фирмы, обладающие достаточными бюджетами, стремятся нанять профессиональных дизайнеров, но если вы не готовы тратить деньги, выход имеется.
Сегодня хочется поговорить о казалось бы простом вопросе, который на деле становится проблемой для многих владельцев бизнеса. Идеально, если расстановка мебели в офисе ложится на плечи специалиста, но зачастую компания старается экономить средства на этой статье затрат. Возможность самостоятельной организации эффективного расположения элементов меблировки в офисе есть, важно следовать нашим советам:
Для начала определитесь, какой тип планировки пространства вам подходит: 1)формат опен спейс офис предпочтителен фирмам, деятельность сотрудников которых предполагает совместное решение задач и постоянную связь.
Общие поверхности могут разделяться специальными перегородками, а иногда объединяются в одну зону. Подобный тип выбирают компании с огромными штатами сотрудников, тем самым экономится значительный метраж. 2) Если вам необходимо создать отдельные зоны для каждого работника, на помощь приходят мобильные перегородки, с их помощью образуются мини-кабинеты, в которых человек может сосредоточиться на своих обязанностях. 3) Смешанный формат предполагает комбинирование открытых рабочих мест с обособленными кабинетами для некоторых категорий персонала, например, бухгалтера.
Ну а нашим покупателям повезло особенно, при покупке мебели в магазине Найс Офис Вы имеете возможность бесплатно заказать дизайн-проект вашего офиса.
Чтобы помещение радовало глаз и повышало эффективность трудового процесса, необходимо учесть несколько факторов:
Возможно, это — кабинет руководителя или зона посадки множества работников.
Open space офис существенно сокращает и расходы на приобретение мебели, столешницы, рассчитанные на несколько рабочих мест стоят дешевле, а системой хранения документов (шкафы, стеллажи) пользуются весь коллектив, для индивидуальных нужд предусмотрены тумбы.
Обычно шкафы располагаются вдоль стен, а тумбы под столом.
Офисная мебель включает в себя не только непосредственно атрибуты труда, обязательно наличие в помещении вешалок для верхней одежды и гардероба, в отдельно выделенном кабинете также предусмотрите небольшие вешалки.
Если деятельность предусматривает прием посетителей, важно оборудовать зону ожидания или приема стульями, журнальным столиком, возможно потребуется и шкаф для одежды.
Данный вопрос зависит от размера помещения и его геометрии, для всеобщего комфорта придерживайтесь рекомендаций:
Самым оптимальным вариантом с точки зрения специалистов считается расстановка по типу “треугольник”. Это концепция, включающая в себя письменный стол, шкаф для документов и тумба. Последнюю можно установить возле окна, по диагонали ставят стол, а у стены располагают стеллаж или шкаф. Такой формат обеспечивает необходимый функционал мебели, гарантирует оптимизацию квадратуры, при этом из оконного проема падает свет, а вход находится в зоне видимости.
Не стоит забывать и про безопасность, предметы с выдвижными ящиками не ставьте за спиной сидящего человека, при небольшой площади выбирайте меблировку с округлыми очертаниями, отдавайте предпочтение различным надстройкам над столешницей.
Наш интернет-магазин Найс-Офис предлагает бесплатную разработку дизайн-проекта для покупателей нашей продукции, это позволяет наиболее эффективно использовать пространство, оборудовать комфортные места для всех категорий персонала и руководства.
Новые идеи для вашего офиса не обязательно должны быть трудоемкими или дорогими! Переезжаете ли вы в новое помещение или пытаетесь улучшить существующее, вы можете обновить свой офис, следуя нескольким простым советам и рекомендациям.
Конечно, приятно воссоздать все фотографии, которые вы нашли на Pinterest, но если у вас нет ресурсов, не переживайте! Ключ к взлому планировки вашего офиса — это расположить элементы, которые у вас уже есть, плюс несколько недорогих дополнений таким образом, чтобы повысить культуру вашей компании.
Даже простое внесение дополнительных размышлений в план рассадки в офисе может существенно повлиять на боевой дух команды.
Так, например, если ваша компания ценит сотрудничество, вы можете попробовать разделить эти идеально расположенные кубы, чтобы создать множество «рабочих модулей» с несколькими личными пространствами для глубоких размышлений. Ищете ли вы идеи для дизайна большого или маленького офиса, вы обязательно найдете их здесь — загляните в Autonomous, чтобы получить дополнительные идеи!
Готовы ли вы вдохновиться? Вот самые крутые идеи планировки офиса, которые вы можете реализовать, не нарушая банк и не убивая свой график.
Основные характеристики: Столешницы, открытое пространство и гибкие сиденья
Идеально подходит для… Быстрая работа, требующая большого количества совместной работы. Этот тип настройки идеально подходит для любой работы, где общение является ключевым моментом и существует острая необходимость в импровизированных встречах.
Группы, у которых нет времени на резервирование конференц-залов и сканирование расписания, когда им нужно проводить встречи, извлекут выгоду из этой среды.
Советы и хитрости:
(PS — Станьте лучшим профессионалом с помощью The Assist — , бесплатной еженедельной рассылки №1, полной информации о культуре, продуктивности и лидерстве на рабочем месте.)
Основные характеристики: Постоянные столики и диваны в кафе, а также удобные столы для ноутбуков
Идеально подходит для… Вдохновляет гибкие рабочие привычки и свободное мышление. Любая компания может позаимствовать секреты из гибкой настройки типичного стартапа. Ключевым моментом является наличие большого количества постоянного рабочего пространства, и неплохо было бы включить несколько гибких поверхностей для размещения ноутбуков и iPad. Если вы переезжаете в обслуживаемый офис, вы можете обратиться к поставщику услуг за помощью в воплощении ваших идей в жизнь!
Советы и хитрости:
Основные характеристики: Защищенные кубы и защитные экраны, а также множество укромных уголков и закоулков
Идеально подходит для… Работа, требующая непрерывного внимания. Не все виды работы выигрывают от постоянной активности. Если ваши сотрудники хотят тишины, учитывайте их потребности, а не следуйте тенденциям открытой планировки этажей.
Советы и хитрости:
Основные характеристики: Длинные столы на камбузе, белые доски и цветные элементы
Идеально подходит для… Творческая, визуальная работа.В Artist Loft создатели могут создавать дизайн вместе друг с другом. Белые доски по периметру офиса способствуют свободному потоку идей; даже если люди не работают над одними и теми же проектами, они могут найти вдохновение в набросках друг друга.
Советы и хитрости:
Основные характеристики: Доски вдохновения, банки идей и множество мест для встреч
Идеально подходит для… Офисы, где коллеги подталкивают друг друга к реализации следующей большой идеи. Обслуживание клиентов, создание проектов и выполнение всего остального, что приносит пользу от инноваций (всего!) — все это действия, идеально подходящие для планировки офиса, которая поощряет идеи и обмен идеями.
Советы и хитрости:
Основные характеристики : Этот офис залит синтетическим светом, естественным светом и счастливыми рабочими
Идеально подходит для… Офисов, нуждающихся в обновлении, и офисных менеджеров с небольшими бюджетами.Просто впуская больше света, добавляя зеркала и выключая лампочки, вы можете получить доступ к неиспользуемым источникам света по всему офису. Отличная идея открытой планировки для небольших офисов.
Советы и хитрости:
Основные характеристики : Разнообразные рабочие пространства для удовлетворения различных предпочтений сотрудников
Идеально подходит для… Согласно тематическому исследованию от Work Design Magazine, предоставление сотрудникам возможности выбирать собственную рабочую среду усиливает чувство принадлежности в офисе.
Советы и хитрости:
Основные характеристики : Офисные помещения, предназначенные для подзарядки.(Мы не говорим о сотовых телефонах; мы говорим о местах, где сотрудники могут по-настоящему спокойно отдохнуть.)
Идеально подходит для… Любой офис, где работа требует больших усилий, и опрошенные сотрудники испытывают стресс. По мнению K2 Space, зарядные комнаты — один из ключевых офисных трендов 2018 года.
Советы и хитрости:
Основные характеристики : Несколько привлекательных акцентных стен с мотивационными словами.
Идеально для… Вдохновляющих сотрудников! И для этого не нужно много слов. Эта идеальная стена в офисе Bumble в Лос-Анджелесе говорит все, что сотрудникам нужно знать за день: сделайте первый шаг.Кроме того, этот вариант идеально подходит, если у вас мало или совсем нет бюджета. Наклеить несколько слов на стену намного дешевле, чем покупать новую мебель, и это отличный способ мотивировать сотрудников.
Советы и хитрости:
Основные характеристики : Фирменные цвета и элементы, разбросанные по всему офису
Идеально подходит для…. компаний, которые только что провели ребрендинг или хотят укрепить принципы бренда. Это еще одна экономичная идея, поскольку она не требует покупки мебели, если у вас нет много денег, чтобы потратить на приобретение фирменных чехлов для дивана в гостиной.
Советы и хитрости:
Основные характеристики : Все зависит от того, что решит ваша команда! В исследовании, опубликованном Журналом экспериментальной психологии. Applied исследователи обнаружили, что сотрудники проявляют больше внимания к деталям, обработке информации и управлению информацией, когда они вносят свой вклад в идеи дизайна офиса.
Идеально для… Небольшие офисы со сплоченными коллективами.
Советы и хитрости:
Основные характеристики: Множество небольших и гибких конференц-залов
Идеально для… Компании, клиенты и заказчики которых требуют нестандартного мышления.
Советы и хитрости:
Основные характеристики: Много места для письма и гибкие варианты сидения
Идеально подходит для… Развитие сотрудников за счет участия как в процессе обучения, так и вне его.
Советы и хитрости:
Основные характеристики: Уютные зоны общего пользования и столы, расположенные так, чтобы поощрять личное общение
Идеально подходит для… Счастье и удержание сотрудников.Недавний опрос Gallup показал, что люди хотят заводить дружбу на рабочем месте и что создание такой дружбы повышает производительность.
Советы и хитрости:
Основные характеристики: Множество небольших частных и открытых пространств, где люди могут двигаться и растягиваться
Идеально подходит для… Офисы, в которых много активных и энергичных людей, которые беспокоятся из-за того, что слишком много сидят.
Советы и хитрости:
Какие у вас идеи конфигурации офиса? Сообщите нам в комментариях, какие планировки офиса вам нравятся больше всего.
Успешный дизайн офиса — это удобные рабочие места, комнаты отдыха, допускающие частные беседы, адаптируемые конференц-залы, вдохновляющие зоны приема и другие ключевые особенности.
Отлично звучит, правда?
К сожалению, миллионы сотрудников по всей территории США работают в офисах, которые не способствуют вдохновению на инновации или оптимальной производительности. Эта проблема может привести к миллиардам долларов потенциально упущенной выгоды для множества U.С. компании.
Нелегко найти одну метрику, которая полностью измеряет производительность на рабочем месте. Но создание современного офисного дизайна, который поддерживает все следующие четыре режима работы , может улучшить общее самочувствие сотрудников и способствовать повышению творческих способностей, продуктивности и качества работы.
РЕЖИМ РАБОТЫ # 1
Сотрудникам, чья работа требует сосредоточения внимания на сложных задачах, нужна рабочая среда, которая позволяет им концентрироваться в течение длительных периодов времени.
РЕЖИМ РАБОТЫ # 2
Идеал — это рабочая среда, способствующая подлинному сотрудничеству и здоровой корпоративной культуре.
РЕЖИМ РАБОТЫ № 3
В сегодняшней «экономике знаний» офисы нуждаются в универсальных помещениях, где сотрудники могут учиться и развивать свои профессиональные навыки посредством формального и неформального обучения.
РЕЖИМ РАБОТЫ # 4
Выгорание сотрудников может быть результатом недостаточного количества и качества перерывов в рутине, токсичной культуры на рабочем месте или постоянного подавления творческого импульса.
Варианты планировки офисаКаковы ваши цели в новом дизайне офиса?
Вы расширяетесь, переезжаете, проводите ребрендинг? Вы хотите подготовиться к росту? Вызвать в своей команде большую профессиональную гордость? Привлечь лучшие таланты? Увеличить эффективность и производительность? Уровневые разрозненные хранилища информации? Снизить расходы на обслуживание за счет увеличения плотности размещения?
Посмотрите, как другие компании вашей отрасли настроили свои офисные помещения для достижения аналогичных целей, или просмотрите образцы в Интернете и изучите передовой опыт.Правильный подход может помочь вашей группе работать более продуктивно, послужит высокоэффективным инструментом брендинга и поможет подготовить ваш бизнес к будущему росту.
ВАРИАНТ ПЛАНА № 1
Дизайн открытого офисаЭтот план популярен среди предприятий Кремниевой долины и других лиц, в которых преобладают представители поколения миллениалов. Рабочие станции расположены в различных конфигурациях, одни касаются друг друга, другие сгруппированы в рабочие зоны разного размера.Все в офисе сидят вместе, включая менеджеров, и дискуссии свободно проходят через открытое пространство.
Это недорогая альтернатива постройке большого количества частных офисов. Это также может дать операционную эффективность. Огромное снижение объемов почтового трафика и значительное увеличение количества принимаемых решений объясняется тем, что сотрудники имеют возможность общаться друг с другом напрямую в открытых офисах, вместо того, чтобы полагаться на электронную почту для общения.
ВАРИАНТ МЕСТА № 2
Дизайн мобильного офисаВ этой популярной схеме все офисное пространство разделено на отдельные пространства (или кабинеты), в которых каждый сотрудник имеет свои личные пространства.Он обеспечивает целенаправленную рабочую среду и способствует систематизации офисных операций. Балки потолка, окна, двери или перегородки используются для создания отдельных пространств.
ВАРИАНТ РАСПОЛОЖЕНИЯ № 3
Дизайн совместного офиса Планы коворкингапопулярны среди сотрудников, у которых нет специально выделенных рабочих мест. Вы можете назначать рабочие места сотрудникам в зависимости от их работы. Такое расположение может быть идеальным для поощрения социального взаимодействия между сотрудниками.
ВАРИАНТ РАЗМЕЩЕНИЯ № 4
Комбинированный офисный дизайнЭто особенно универсальный план офиса.Если вы хотите включить как сотовую, так и открытую работу, комбинированная планировка офиса может подойти именно вам. Вы можете спроектировать отдельные кабины и включить меньшее пространство, чем при типовой компоновке ячеек. Вместо того, чтобы разделять пространство, устанавливая окна или двери, вы можете просто стратегически разместить офисную мебель, чтобы создать разделение.
Сотрудники могут отличаться в предпочтениях планировки офиса. Представители поколения Z и миллениалы могут предпочесть открытую планировку этажей, в то время как представители поколения бума могут захотеть уединения и относительной тишины, предлагаемых в других конструкциях офисных помещений.
Для того, какой дизайн макета вы выберете, воспользуйтесь этими основными рекомендациями, которые помогут вам в процессе планирования офисного пространства:
ЧТЕНИЕ ПО ТЕМЕ: 5 БОЛЬШИХ ИДЕЙ
ПОМОЧЬ ВАМ СТРОИТЬ ЛУЧШЕЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО
Проектирование вне офисаНе забывайте выходить за рамки простого разделения пространства и выбора мебели.Создайте индивидуальность, добавив в пространство произведения искусства, акценты, живые растения, водные объекты или другие источники цвета и более высокий дизайн. Идея состоит в том, чтобы создать стимулирующее и привлекательное рабочее пространство.
Планировка вашего офиса должна отражать основные ценности, миссию и функции вашей компании, а не только современные тенденции в дизайне офиса. Помните о том, как разная планировка офиса может повлиять на производительность вашей команды и опыт сотрудников.
Выберите дизайн, который соответствует вашим целям брендинга, роста и производительности, а также обеспечивает удобное рабочее место, где сотрудники могут достичь как своих организационных, так и личных целей.
Шахар Альстер
Главный исполнительный директор и соучредитель
SpaceIQ
Мы вступили в эпоху обычаев. Люди отказываются от массового производства стандартизированных товаров в пользу индивидуальных решений. Дома печенья отсутствуют; происходят уникальные переделки. Необычная одежда идет на спад; персонализированные ящики для подписки безраздельно властвуют. Даже современная планировка и планировка офиса подпадает под индивидуальный заказ.Нет двух одинаковых рабочих мест, так почему же планировка офиса должна быть общей?
Как и все, что делается на заказ, преимущество заключается в индивидуальном решении, а не только в уникальности ради уникальности. Превращение столов в непонятную планировку не подходит для современного рабочего места. Вместо этого речь идет об использовании доступного рабочего пространства творческими способами для удовлетворения потребностей сотрудников.
Составление плана этажа современного рабочего места требует работы. Больше всего для этого требуется всестороннее понимание типов рабочих мест нового поколения — их преимуществ и недостатков, а также того, что они предлагают вашим сотрудникам.Вот некоторые из наиболее распространенных:
1. Обычный офисНачнем с эталона: традиционный офис. Это рабочее место, заполненное барьерами — стенами кабин, отдельными офисами и отдельно стоящими конференц-залами. Он не способствует социализации и имеет тенденцию к более высокому уровню использования — опасно близкому к перенаселенности. В конце концов, решение максимизировать пространство в обычном офисе состоит в том, чтобы упаковать больше людей, одновременно изолировав их, чтобы создать иллюзию пространства.
2. Скамейка (офис открытого типа)Открытая планировка офиса отличается от обычного офиса на 180 градусов. Стен как можно меньше, что способствует постоянной социализации и духу товарищества. Открытые офисы способствуют сотрудничеству и вовлечению, разрушая иерархию обычных офисов.
Их недостатки? Открытые офисы могут быть открыты по ошибке. Здесь много отвлекающих факторов, и шумовое загрязнение является проблемой. Жим лучше всего дополнять личным пространством в те дни, когда люди чувствуют себя более замкнутыми или им нужно пристегнуться.
3. Среда, основанная на деятельностиПространства, ориентированные на деятельность — популярный план этажа современного офиса — обслуживает потребности людей, которые их используют. Они очень универсальны, легко настраиваются и мгновенно доступны. Пространства, основанные на деятельности, также гибки и поддерживают быстрое переключение. Поскольку они используются по мере необходимости, среды, основанные на действиях, представляют собой разумный путь к эффективному использованию пространства.
Крах средой, основанной на деятельности, — это нехватка личного пространства.Когда сотрудники постоянно находятся в разъездах или приспосабливаются к изменяющимся рабочим местам, им нужно где-то пустить корни. Персональные шкафчики или каморки — отличное решение.
4. Отделения регистрацииПромежуточным вариантом столов между скамейками и обычным офисом являются рабочие места. Они являются основой современной планировки и планировки офиса. Они объединяют небольшие группы сотрудников для развития сотрудничества, сохраняя при этом личное пространство для каждого человека.Переход от индивидуальной работы к совместным проектам очень прост.
Скептики по соседству с письменным столом считают, что скопление рабочих столов делает людей слишком доступными для коллег. При таком оформлении важно соблюдать этикет. Конфиденциальность также вызывает беспокойство, поэтому выделите места, где сотрудники могут отступить, если это необходимо.
5. Горячие столыНи один креативный дизайн коворкинга не обходится без горячих столов. Эти рабочие станции, работающие в порядке очереди, способствуют выбору сотрудников и предлагают такие же разнообразные возможности, как и ваша рабочая сила.Горячие столы ориентированы на индивидуальные рабочие привычки. Кроме того, сотрудники могут менять свой выбор рабочего места так часто, как они хотят, чтобы избежать самоуспокоенности и избежать уныния.
Но остерегайтесь территориализма горячих столов! Поощряйте сотрудников менять свои привычки в разных помещениях и убедитесь, что существует множество разнообразных мест и типов горячих столов. Также очень важно использовать систему управления пространством и определить этикет для работы на горячем столе.
6. Гостеприимство и дружелюбие к удаленным работникамДаже когда сотрудники не приходят в офис, все равно важно создать уютное и эффективное рабочее место.
Для сотрудников, работающих неполный рабочий день, и случайных посетителей, столики отеля позволяют им выбрать место и зарезервировать его заранее. Они будут точно знать, где сидят и как туда добраться, когда приедут. Нет сомнений в том, где сесть или получить доступ к материалам — отель позаботится обо всем.
Для удаленных сотрудников, работающих полный рабочий день, подумайте о форме вашего цифрового офиса. Предоставляете ли вы подходящее облачное программное обеспечение и услуги? А как насчет приложений для общения и работы в сети? Некоторые компании платят за членство в коворкинге своих удаленных сотрудников.Помните, что рабочее место позволяет работать независимо от того, где вы работаете.
Понять работу по формированию пространстваПереход на новую, современную планировку этажа — немаловажное изменение. Цель: убедиться, что это правильный вариант. Возьмите планирование рабочего места за рожки и подойдите к редизайну с учетом интересов сотрудников. Какое пространство им нужно? Какие современные рабочие места подходят для этого? Как вы можете заставить его работать в рамках имеющихся у вас возможностей?
Ваш бизнес не похож ни на один другой, а ваши сотрудники — уникальные личности со своими потребностями и желаниями.В эпоху обычаев создание уникального современного рабочего места — это не излишество, а необходимость. Успех требует понимания планирования рабочего места и прототипов используемых сегодня пространств.
Продолжайте читать: Лучшая планировка офиса для повышения производительности.
Теги: SiQ
Может ли ваша организация получить выгоду от альтернативного рабочего места — когда сотрудники работают вне офиса, в основном из дома?
AT&T, IBM и даже U.S. Army экономят кучу затрат на недвижимость и инфраструктуру, заставляя рабочих работать из дома — даже с учетом дополнительных затрат на предоставление этим сотрудникам компьютеров, программного обеспечения, технической поддержки и т. Д. Еще одним важным преимуществом является повышение производительности: при исследовании один хорошо организованный офис, разговоры и другие офисные нормы отвлекали людей от работы в среднем на 70 минут в течение восьмичасового рабочего дня. Не менее важны менее ощутимые результаты, такие как повышение удовлетворенности сотрудников, что приводит к улучшению отношения к обслуживанию клиентов.Однако альтернативное рабочее место подходит не для каждой компании и не для каждой работы. Как и многие другие тенденции в управлении бизнесом, эта требует внимательного применения.
Идея на практике
Значительная экономия средств за счет альтернативных рабочих мест заставляет некоторых лиц, принимающих деловые решения, думать, что эти договоренности — волна будущего. Другие придерживаются мнения, что офис компании по-прежнему остается наиболее продуктивным местом для работы — охладитель воды и все такое. Некоторые менеджеры утверждают, что альтернативные рабочие места наносят ущерб сплоченности сотрудников, в то время как другие говорят: «Просто дайте им ноутбук и мобильный телефон, и все будет в порядке».”
Как разобраться в мифах и заблуждениях, чтобы определить, подходит ли альтернативное рабочее место для вашей организации? Задайте себе эти семь вопросов:
1. Стремитесь ли вы к новым способам работы? Например, вознаграждение за результаты, полученные на альтернативном рабочем месте, а не за усилия, предпринятые в офисе?
2. Является ли ваша организация промышленной или информационной? Если ваша структура и системы предназначены для личного взаимодействия, потенциал альтернативных рабочих мест может быть ограничен.
3. Есть ли у вас открытая культура и инициативные менеджеры? Усилия не увенчаются успехом, если менеджеры не будут полны энтузиазма, знаний и готовы оставить традиции.
4. Можете ли вы установить четкую связь между персоналом, функциями и временем? Какую функцию выполняет работа? Как выполняется работа? Обдумывание этих вопросов поможет определить рабочие места, которые можно заполнить на альтернативных рабочих местах.
5. Готовы ли вы к «давлению»? Некоторым менеджерам становится не по себе, когда их непосредственные подчиненные больше не находятся в непосредственной близости от них.
6. Сможете ли вы преодолеть внешние препятствия? Вы определили, например, есть ли у большинства сотрудников дома место для создания рабочего места?
7. Готовы ли вы инвестировать в инструменты и обучение, необходимые для успеха альтернативного рабочего места?
Если ваши ответы говорят в пользу альтернативного рабочего места, запустите простой пилотный проект, а затем постепенно привлекайте больше людей, адаптируя программу с учетом отзывов сотрудников по мере продвижения.Начните с продаж, разработки проектов и других сфер, в которых сотрудники в основном работают самостоятельно. Разделите пилотную группу на офисные, командированные и независимые, а затем продумайте логистику того, как они будут работать друг с другом после того, как некоторые из них начнут работать дома. Тщательно продумайте, что вы будете делать, чтобы удаленные сотрудники по-прежнему чувствовали себя «в курсе».
Наконец, проследите за тем, чтобы менеджеры получали указания по мониторингу удаленных сотрудников, чтобы сотрудники знали, каких результатов они ожидают, и чтобы другие заинтересованные стороны, например клиенты, были полностью информированы.
20 сентября 1994 года около 32 000 сотрудников AT&T остались дома. Они не болели и не бастовали. Они работали на дому. Сотрудники, от генерального директора до телефонных операторов, были частью эксперимента, в котором участвовало 100 000 человек. Это цель? Изучить, как далеко может зайти крупная организация в преобразовании рабочего места, передав работу работнику, а не работнику работать.
Сегодня AT&T — лишь одна из многих организаций, первопроходцев в создании альтернативного рабочего места (AW) — комбинации нетрадиционных методов работы, условий и местоположения, которая начинает дополнять традиционные офисы.Это не прихоть. Хотя оценки сильно различаются, от 30 до 40 миллионов человек в США в настоящее время работают на дому или работают на дому.
Что побуждает менеджеров изучать, как люди проводят время в офисе и где еще они могли бы работать? Самая очевидная причина — снижение затрат. С 1991 года AT&T высвободила около 550 миллионов долларов в денежном потоке, что на 30% больше, за счет устранения ненужных офисов, консолидации других и сокращения накладных расходов.Благодаря программе AW под названием Mobility Initiative IBM ежегодно экономит более 100 миллионов долларов только на своем подразделении продаж и распространения в Северной Америке.
Другая причина — это возможность увеличения производительности. Сотрудники на альтернативном рабочем месте, как правило, уделяют меньше времени и энергии обычным офисным рутинам и больше — клиентам. В IBM опрос сотрудников Mobility Initiative показал, что 87% считают, что их личная продуктивность и эффективность на работе значительно выросли.
Альтернативное рабочее место также может дать компаниям преимущество в борьбе за талантливых и высокомотивированных сотрудников и удержании их. Президент American Express и главный операционный директор Кеннет И. Шено говорит, что инициативы AmEx в области AW помогают компании удерживать опытных сотрудников, которые считают гибкость работы на дому особенно привлекательной.
Наконец, программы AW начинают предлагать возможности для использования государственных стимулов и избежания дорогостоящих санкций. Многие общины смягчают правила зонирования, чтобы позволить большему количеству жителей открывать домашние офисы.Кроме того, компании соблюдают требования Закона о чистом воздухе и избегают крупных штрафов с помощью региональных стратегий на рабочих местах с обширными компонентами AW. Наконец, налоговые кодексы могут измениться, чтобы позволить большему количеству сотрудников вычитать расходы на домашний офис.
Потенциальные преимущества очевидны. Но в то же время программы AW не для всех. Действительно, такие программы может быть трудно принять даже для тех организаций, которые больше всего им подходят. Трудно преодолеть укоренившееся поведение и практические препятствия.И проблемы управления как культурными изменениями, так и улучшениями системы, необходимыми для инициативы AW, являются существенными.
Как старшие менеджеры должны думать о программах AW? Каковы критерии определения того, подходит ли альтернативное рабочее место для данной организации? Каковы наиболее частые подводные камни при реализации? Уроки, извлеченные менеджерами, которые успешно запустили такие программы, и теми, кто пытается это сделать, показывают, что лучше всего начинать с четкого понимания множества форм, которые может принимать альтернативное рабочее место.
Разные компании используют разные вариации темы AW, чтобы адаптировать новые рабочие схемы к своим потребностям. Для одной компании, например, создание альтернативного рабочего места может означать, что некоторые сотрудники просто работают в разные смены или в разные графики поездок, совместно используя столы и офисные помещения. AT&T определила, что для некоторых групп сотрудников до шести человек могут использовать один и тот же стол и оборудование, ранее назначенное одному. В настоящее время в компании работают 14 000 сотрудников, работающих совместно с другими пользователями.
Другой вариант — замена традиционных частных офисов пространством открытой планировки. В таких условиях компания обычно предоставляет комнаты для команд и рабочие места на открытых площадках. Возможности произвольного адреса являются разновидностью этого формата. Джилл М. Джеймс, директор инициативы AT&T Creative Workplace Solutions, описывает их: «Вы работаете в одном учреждении, но вы можете перемещаться и выбирать различные рабочие параметры в течение дня. Вам не нужно входить в систему или ставить тег имени на определенное рабочее место.И каждый сможет найти вас, потому что ваш телефон, пейджер и компьютер идут с вами ».
Некоторые компании приняли концепцию «гостиничного бизнеса». Как и в других вариантах общего офиса, «гостиничные» рабочие места меблированы, оборудованы и поддерживаются стандартными офисными услугами. У сотрудников могут быть передвижные ящики, картотеки или шкафчики для личного хранения; а компьютерная система при необходимости направляет телефонные звонки и электронную почту. Но «гостиничные» рабочие места резервируются по часам, дням или неделям, а не закрепляются за ними постоянно.Кроме того, «консьерж» может предоставить сотрудникам командировочную и материально-техническую поддержку. В наиболее продвинутом варианте рабочее пространство «отеля» оснащено личными фотографиями и памятными вещами людей, которые хранятся в электронном виде, извлекаются и «помещаются» на рабочие столы пассажиров непосредственно перед их прибытием, а затем удаляются, как только они уходят.
Дополнительные офисы — еще одна форма альтернативного рабочего места. Такие офисы разбивают большие централизованные помещения на сеть небольших рабочих мест, которые могут располагаться близко к клиентам или к домам сотрудников.Спутники могут сэкономить компании до 50% затрат на недвижимость, диверсифицировать риск чрезмерной концентрации в одном месте и расширить круг потенциальных сотрудников. Некоторые из них представляют собой ракушки — скудно обставлены и оснащены только базовой техникой; другие полностью оборудованы и обслуживаются. Спутники обычно располагаются в относительно недорогих городах и пригородах. Чаще всего у них более простая и менее дорогая мебель и приспособления, чем у их коллег в центре города.
Работа на дому — одна из наиболее распространенных форм альтернативного рабочего места.Дистанционная работа, то есть выполнение работы в электронном виде везде, где пожелает работник, обычно дополняет традиционное рабочее место, а не заменяет его. Однако в IBM надомные работники составляют целое бизнес-подразделение. А в PeopleSoft удаленная работа является доминирующим стилем работы всей компании.
Генерал Деннис Реймер, начальник штаба армии США, предлагает убедительную информацию о том, что руководитель может делать из удаленного места. Реймер путешествует с ноутбуком и регулярно общается по электронной почте с 350 генералами и 150 командирами гарнизонов по всему миру.Используя веб-сеть под названием America’s Army On-line, которая также включает чат-комнату в интранете, аналогичную тем, которые предлагаются через коммерческих провайдеров, Реймер может поднимать вопросы со своими офицерами и получать советы по ключевым решениям, часто в течение нескольких часов. «Сеть позволяет мне работать продуктивно и следить за происходящим, нахожусь ли я в Вашингтоне или за границей, — говорит Реймер. «Это не только экономит командировочные расходы, но и позволяет работать в команде, несмотря на организационные и географические границы по всему миру.Постепенно это меняет культуру от той, в которой «моя информация — сила», к культуре, в которой «обмен — сила» ».
Генерал армии США Реймер оперативно получает онлайн-консультации от офицеров со всего мира.
Домашние офисы дополняют спектр вариантов AW. Компании широко различаются в подходах к домашнему офису. Некоторые просто позволяют определенным сотрудникам работать дома по своему усмотрению и за свой счет. Другие — такие как AT&T, IBM и Lucent Technologies — предоставляют ноутбуки, выделенные телефонные линии, поддержку программного обеспечения, факс-принтеры, линии помощи и полное техническое резервное копирование в ближайшем корпоративном центре.Одна крупная компания пошла еще дальше, предоставив сотрудникам, которые работают дома, надбавку в размере 1000 долларов на мебель и оборудование, которые будут использоваться по их усмотрению.
Большинство организаций считают, что сочетание вариантов AW лучше, чем универсальный подход. Действительно, сама концепция альтернативного рабочего места означает адаптацию программы к конкретным потребностям организации. Стратегия AT&T Creative Workplace Solutions, например, объединяет три варианта: общие офисы, удаленная работа и виртуальные офисы.Эти варианты могут удовлетворить почти все офисные функции AT&T.
Первый шаг к определению, могут ли какие-либо из описанных мною вариантов AW работать для вашей организации, — это ответить на несколько основных вопросов.
Например, готовы ли вы при необходимости пересмотреть показатели эффективности, чтобы привести их в соответствие с новыми способами работы сотрудников? Готовы ли вы к культурному штопору, когда ваши сотрудники узнают новые способы связи друг с другом на расстоянии? Готовы ли вы изучить свою политику поощрений и вознаграждений в свете различных способов выполнения работы? Посмотрите, что Кевин Рирей, менеджер по маркетингу IBM, сказал об измерении производительности и вознаграждении в своем подразделении после внедрения Mobility Initiative: «Мы всегда вознаграждали за результаты, но когда вы находитесь в традиционной офисной среде и видите усилия которые люди вкладывают в работу, очень трудно не вознаградить их хотя бы частично за эти усилия.Мы больше этого не делаем. Мы гораздо больше ориентируемся на результат, чем на усилия. Но это трудный переход ».
Это различие относится к философии и стилю управления, а не к экономическому сектору или клиентской базе. Industrial в этом контексте означает, что структура, системы и процессы управления организации предназначены для интенсивного личного взаимодействия и что сотрудники остаются привязанными к определенным рабочим местам.В такой среде возможности для организации AW ограничены.
Информационные организации, напротив, работают в основном с помощью голосовой связи и передачи данных, когда дело касается как их сотрудников, так и их клиентов. Информационный, , как здесь используется, не обязательно означает высокие технологии. Но это действительно означает, что менеджеры и сотрудники продвигаются вверх по кривой к грамотности информационного века, которая характеризуется гибкостью, неформальностью, способностью меняться при необходимости, уважением к личному времени и приоритетам и приверженностью использованию технологий для повышения производительности. .
До недавнего времени AT&T и IBM были среди многих компаний, которые заказчики и аналитики воспринимали как промышленные организации; то есть их считали связанными традициями, формальными, бюрократическими и медленно меняющимися. Как сказал бывший председатель AT&T Роберт Аллен во время празднования Дня дистанционной работы в компании в 1994 году: «Работа там, где есть телефон, и логично, что мы должны работать как телефонная организация. Однако, когда началась наша инициатива, AT&T выглядела как устаревшая компания с фиксированными графиками, дорогими площадями и жесткой иерархией.«Когда две компании запустили свои программы AW почти десять лет назад, руководители высшего звена уже начали репозиционировать свои организации как информационные.
Динамичная, неиерархическая, технологически продвинутая организация с большей вероятностью, чем высокоструктурированная, управляемая командами, успешно реализует программу AW. Вот почему так много новых и небольших компаний, особенно тех, которые активно занимаются информационным бизнесом или электронной коммерцией, используют методы AW с большим успехом и с небольшими трудностями при переходе.Тем не менее, как мы видели, даже организации, придерживающиеся традиций, могут использовать такие методы для устранения постоянных затрат и повышения производительности. Ключевым моментом является то, открыты ли для изменений менеджеры на всех уровнях.
Ричард Карл Гельц, вице-председатель и финансовый директор American Express, комментирует: «Важно иметь многофункциональную команду старших менеджеров, продвигающую и поддерживающую инициативу виртуального офиса с самого начала. В нашей работе было задействовано три отдела: HR, технологии и недвижимость.Люди в команде должны проявлять энтузиазм и не быть излишне скованными традиционными подходами. И они должны быть осведомлены обо всех ключевых вопросах — от способов переопределения корпоративной политики для решения различных типов проблем и возможностей до различных вариантов предоставления мебели или пособий для сотрудников. Тем не менее, я скептически отношусь к тому, будет ли работать фиатное управление очень хорошо. Лучше иметь возможность сказать: «Вот возможность, чтобы вы могли выполнять свою работу лучше, эффективнее и экономичнее.Вам не обязательно его использовать, но он здесь ». То, что я видел в других местах — и мы начинаем видеть это в наших собственных инициативах — это то, что как только довольно крупный отдел делает первый шаг, другие быстро следовать.»
AW предполагают, что определенные задания либо не зависят от конкретных местоположений и типов объектов, либо зависят от них только часть времени. Чтобы проанализировать, может ли программа AW работать в вашей компании, вы должны подробно понимать параметры каждой вакансии, которую вы рассматриваете для программы.Какую функцию выполняет работа? Работа выполняется по телефону? Лично? Через компьютер? Все вышеперечисленное? Сколько времени сотруднику необходимо проводить в прямом контакте с другими сотрудниками, клиентами и деловыми контактами? Критично ли расположение офиса для производительности? Имеет ли значение, будет ли работа с 9 до 5? Важно ли, чтобы другие могли немедленно связаться с сотрудником?
Менеджеров, считающих, что альтернативное рабочее место подходит только торговцам, может быть сюрприз.
Если критическая масса корпоративных функций не может работать в среде AW, потенциальные выгоды могут быть слишком незначительными по сравнению с требуемыми инвестициями и усилиями. Но менеджеры, которые интуитивно предполагают, что инициатива AW ограничивается только дорожными бойцами из отдела продаж, могут быть удивлены; часто для другого способа работы подходит больше рабочих мест, чем кажется возможным на первый взгляд. Руководители Dun and Bradstreet, например, первоначально думали, что только 5% их глобальной рабочей силы могут быть вовлечены в программу AW, но узнали, что две пятых функций компании, включая половину их сотрудников, могут адаптироваться с незначительными изменениями в работе. практики.
Как отмечает Лоррейн Фентон, вице-президент по информационным технологиям IBM в Северной Америке, большинство «двадцатилетних», попавших на рынок труда, никогда не имели личного кабинета, поэтому начать свою трудовую жизнь без него — не травматическое изменение. Но для многих сотрудников переход от обычных рабочих мест к альтернативным не так прост. Сотрудникам, которые привыкли к структурированной офисной среде, может быть трудно приспособиться к в основном самостоятельному графику, а тем, кто привык работать в пределах слышимости многих коллег, может быть одиноко в удаленной обстановке.Более того, менеджеры среднего звена, которые теряют визуальную и словесную близость к своим подчиненным, должны изменить свое отношение к этим сотрудникам. Фактически, менеджеры среднего звена обычно оказывают сильнейшее сопротивление альтернативному рабочему месту, в значительной степени потому, что им кажется, что сами основы их ролей вырываются из-под них.
Даже если работа подходит для формата AW и менеджеры и сотрудники в равной степени поддаются изменениям, могут существовать физические и логистические препятствия.Если в домах сотрудников не хватает места — например, если многие сотрудники живут в небольших квартирах, — тогда инициатива AW, призывающая людей работать дома, может оказаться невыполнимой. Это ключевое соображение в городах США и в большинстве зарубежных стран. В Японии, например, в домах большинства сотрудников просто нет «подменных» помещений, которые можно было бы использовать в качестве офисных помещений; Чтобы реализовать там инициативу домашнего офиса, сотрудникам пришлось бы пожертвовать жилым пространством. Проведение фокус-групп для сотрудников на этапах исследования и планирования инициативы AW может эффективно выявить такие проблемы.
Чтобы повысить шансы на успех программы AW, все участники должны быть вооружены полным набором инструментов; соответствующее обучение; и соответствующая гибкая административная поддержка. Обязаны ли вы, например, предоставлять стандартизированное компьютерное программное обеспечение для людей, работающих в любом месте? Доступная квалифицированная техническая помощь? Есть ли у вас финансовые ресурсы для выполнения вышеуказанного?
Слишком много программ AW осуществляется при частичной поддержке со стороны организации.Неизбежно следуют замешательство и разочарование, не говоря уже о падении производительности. Эти программы имеют лишь незначительный успех и в конечном итоге могут потерпеть неудачу. Когда сотрудник дома не может общаться с другими сотрудниками или клиентами, получить доступ к нужной информации или легко связаться со службой поддержки для решения технологической проблемы, инициатива обречена на провал. Как выразился Джеймс из AT&T: «Технология должна работать с самого начала. Когда вы просите людей отказаться от своего пространства и всего, что с ним связано, вы обязаны им убедиться в безупречности систем.Поскольку сотрудники мобильны, инструменты, которые они используют, — их спасение. Они не могут выжить без них ».
Если вы ответили «да» на предыдущие вопросы, вы могли бы серьезно подумать о программе AW. Следующий шаг — углубиться в экономику инициатив AW.
Как я предположил ранее, основная цель программ AW — снизить текущие расходы и избежать будущих. Для устоявшихся организаций, которым не хватает денег, экономия от отказа от пространства и лучшего использования того, что осталось, может затмить необходимые инвестиции в оборудование и обучение.Для молодых организаций программа AW может дать менеджерам жизнеспособную альтернативу дорогостоящим долгосрочным обязательствам по аренде.
Но для типичного предприятия экономика альтернативного рабочего места более сложна, и решение о внедрении программы AW в такой же или большей степени зависит от нематериальных активов, как и от простых финансовых показателей. Джером Т. Роат, менеджер IBM по расходам на инфраструктуру, говорит: «Очевидная экономия от снижения затрат на недвижимость может скрывать качественные улучшения в удовлетворенности сотрудников и обслуживании клиентов, которые менее измеримы, но не менее важны и, в конце концов, могут оправдать [AW ] программа.”
С другой стороны, Гельтц из AmEx комментирует, как бизнес может относиться к местоположению сателлитов: «Вместо 2 000 человек, сосредоточенных в одном месте, можно рассмотреть 100 сайтов по 20 человек в каждом по всей стране. Это может значительно сократить расходы на недвижимость. Но нужно будет решить и другие важные проблемы. Например, предоставит ли компания кафетерий и оздоровительный клуб или вместо этого предоставит пособия, чтобы помочь людям оплачивать свои собственные расходы? И как координировать деятельность HR в разрозненной группе? »
Менеджеры должны смотреть на экономику потенциальной программы AW с трех точек зрения — компании, сотрудника и клиента — и взвешивать материальные и нематериальные затраты с соответствующими выгодами.Материальные затраты на установку для компании включают оборудование, программное обеспечение, обучение и любое оборудование или мебель, которые предоставляет компания; Текущие расходы включают в себя надбавки, расходы на телефонную связь и техническую поддержку. В домашних офисах сотрудники предоставляют свое собственное пространство и некоторую, если не всю, мебель и оборудование. Нематериальные затраты для компании и ее сотрудников включают время, потраченное на изучение новых рабочих привычек и способов общения с коллегами и клиентами.
Помимо экономии на недвижимости, организация получает выгоду от повышения производительности, набора и удержания сотрудников — обычно потому, что у сотрудников AW больше профессионального и личного времени.Например, в одном подразделении AT&T средний участник AW выигрывал почти пять недель в году, избавляясь от 50-минутных ежедневных поездок на работу. Сотрудники в домашних офисах и других удаленных местах также могут быть более эффективными в течение рабочего дня, потому что у них меньше отвлекающих факторов и меньше времени простоя. Как отмечает Джеймс из AT&T: «Когда у меня есть 30 минут между встречами, я могу загрузить свой диск и быть продуктивным на месте». Удовлетворенность клиентов также повышается: по мере того, как клиентам становится комфортнее общаться с организацией в электронном виде, они могут быстрее связываться с сотрудниками и получать более непосредственное личное внимание.
Нематериальные преимущества включают более тесную командную работу и большую гибкость. Простое снятие перегородок, разделяющих людей в традиционных частных офисах, часто способствует совместной работе. Стивен М. Браззелл, вице-президент AT&T по глобальной недвижимости, говорит: «Связь между отдельными людьми и группами имеет множество форм, как физических, так и электронных. Сотрудники общих офисов говорят нам: «Новое устройство работает. Это действительно помогает нам общаться быстро и эффективно, потому что мы все вместе.«Есть определенное улучшение в общении, и общение означает продуктивность». Более того, встречи на альтернативном рабочем месте занимают меньше времени, потому что участники лучше распоряжаются своим временем; они встречаются не только для обсуждения проблем, но и для их решения.
Удаление стен, разделяющих людей в традиционных офисах, может способствовать совместной работе.
Реймер из армии США подчеркивает важность нематериальных выгод в своей широко рассредоточенной организации: «Самым большим преимуществом, которое я обнаружил, является то, что лидеры, которые« далеки от флагштока »в таких местах, как Босния и Корея, имеют прямой доступ ко мне и к моим последним данным. мысли по многим вопросам.В свою очередь, я получаю отзывы от полевой армии так же быстро, как и от своих сотрудников в Пентагоне. Это дает возможность нашей руководящей команде и позволяет армии говорить и действовать единогласно в быстро меняющихся ситуациях ».
Важнейшим нематериальным преимуществом программы AW является то значение, которое сотрудники придают большему личному времени и контролю. Хотя они, как правило, работают дольше и могут даже испытывать трудности с выходом из домашнего офиса, сотрудники AW считают перспективу гибкости привлекательной, поэтому их легче нанимать и удерживать.Как говорит Реймер: «Сейчас мы обучаем солдат, когда и где это необходимо. Это не только снижает затраты и улучшает готовность, но также сокращает время, которое солдаты проводят вдали от дома и семьи, что является постоянно растущим бременем с учетом наших интенсивных тренировочных и оперативных требований. Это помогает нам сохранять квалифицированных солдат и их семьи ».
Диаграмма «План творческого рабочего места AT&T» иллюстрирует оценку одной компанией своей материальной экономики. Ожидается, что в течение следующих пяти лет инициатива AT&T принесет ежегодную экономию почти 50 миллионов долларов, поскольку люди привыкнут к новому стилю работы и будут в полной мере использовать его преимущества.Это будет существенным вкладом в общую цель AT&T по сокращению ежегодных затрат на размещение на 200 миллионов долларов. План начинается с определения соотношения жителей к рабочему пространству для каждого типа офиса, квадратных футов и стоимости на человека, а также ожидаемой экономии и окупаемости. Сотрудники общего и виртуального офисов используют от одной трети до одной десятой корпоративного пространства, чем в традиционных офисах. Со временем эти изменения могут дать ежегодную экономию от 5 000 до 10 000 долларов на человека. Для группы из 100 сотрудников, занимающих площадь по 24 доллара за квадратный фут, экономия составляет от 200 000 до 600 000 долларов, а окупаемость — от одного до трех лет.Джеймс из AT&T, автор плана, оценивает, что около 34 000 сотрудников — четверть от общего числа — могут быть размещены в AW к 2003 году.
Опыт IBM в альтернативном рабочем месте — еще один хороший пример хорошо сбалансированного соотношения затрат и выгод. В 1989 г. IBM начала апробировать различные варианты AW, чтобы снизить затраты на недвижимость и изучить возможности использования технологий для поддержки продаж. Но к 1993 году прибыльность и конкурентоспособность компании упали до такой степени, что потребовались более фундаментальные изменения в корпоративной стратегии.В этом контексте первые пилотные проекты были преобразованы в основную инициативу в организации продаж и обслуживания в Северной Америке — инициативу, направленную на повышение оперативности реагирования на запросы клиентов, снижение затрат и повышение производительности.
Ли А. Дейтон, вице-президент IBM по корпоративному развитию и недвижимости, вспоминает: «В основе этой инициативы лежали два принципа. Во-первых, мы хотим сократить время, затрачиваемое нашими сотрудниками на поездки. Когда они едут от одного заказчика к другому или из офиса IBM к заказчику, они не работают.Во-вторых, если сотрудники находятся дома или в офисе клиента, мы хотим избавиться от необходимости ездить в офис IBM. А если они не собираются работать в офисе IBM, мы хотим избавиться от выделенного пространства со всеми его накладными расходами и услугами ».
В настоящее время весь отдел продаж IBM в США может работать независимо от традиционного рабочего места. Более 12 500 сотрудников отказались от выделенных им рабочих мест, а еще 13 000 могут работать в мобильных условиях. IBM также реализовала инициативы по мобильности, в которых приняли участие около 15 000 сотрудников в Азии, Европе и Латинской Америке.Таким образом, примерно 17% всего персонала IBM во всем мире достаточно оснащено и обучено для работы в форматах AW, а в одной трети всех отделов компании есть хотя бы несколько мобильных сотрудников.
Результаты? В 1992 году общие расходы на использование и голосовые ИТ-услуги (то есть расходы на телефонную связь) во всем мире составили 5,7 миллиарда долларов. К 1997 году общая сумма упала на 42% до 3,3 миллиарда долларов. За этот период только благодаря мобильным инициативам экономия на недвижимом имуществе составила 1 миллиард долларов. Что еще более показательно, мировые затраты на человека снизились на 38% с 15 900 долларов США до 9800 долларов США, а совокупное отношение расходов на использование и голосовые ИТ к выручке снизилось с 8.От 8% до 4,2% — улучшение на 52%. (См. Диаграмму «Экономика мобильности в IBM North America» для разбивки этих показателей.)
Как отмечает Роат, IBM должна внимательно следить за расходами на голосовые ИТ. Они все еще невелики по сравнению с затратами на размещение и другими расходами на ИТ, но они могут резко возрасти, когда все больше людей станут мобильными. Тем не менее, Дейтон говорит: «Расходы на мобильность — ИТ-технологии, связь, беспроводную связь — снижаются, в то время как относительная стоимость недвижимости продолжает расти.”
Dayton также отмечает, что ключом к успеху является оценка инициативы и управление ею с учетом конечной бизнес-цели: «Мы оправдали нашу программу с точки зрения затрат, основываясь на сокращении расходов, в первую очередь на недвижимость. С самого начала мы позволяли бизнес-менеджерам находить компромисс между экономией на недвижимости и инвестициями в технологии. И мы настояли на том, чтобы сэкономить больше, чем потратили. Все ноутбуки и сотовые телефоны, которые мы покупали для этой инициативы, были экономически оправданы. Мы также ввели ежегодную всемирную систему показателей, в которой подсчитываются затраты и квадратные футы на человека.Система показателей применима к отделам производства и разработки, а также к продажам и распространению. Мы опубликовали результаты внутри компании, и, конечно же, никто не хотел быть последним ».
Забегая вперед, Джон Ньютон, менеджер IBM по ИТ-планам и измерениям, считает, что исключительная экономия затрат компании выйдет на плато: «Основная краткосрочная проблема в экономике мобильности заключается в том, что по мере того, как все больше людей становятся мобильными, нам все еще нужна структура поддержки для их. Мы приближаемся к точке убывающей отдачи, потому что мы не можем постоянно вытаскивать людей из офисов.Будет выгода от производительности, но не экономия затрат на размещение ».
Действительно, можно ожидать, что любая организация, внедряющая инициативу AW, выйдет на новый уровень — с более низкими фиксированными затратами, более высокой производительностью и большей удовлетворенностью сотрудников и клиентов, чем это было ранее. Но перенаправив часть сэкономленных средств на лучшее оборудование, техническую поддержку и даже на корпоративный пикник, организация, которая извлекает выгоду из инициатив AW, может получить дополнительные дивиденды в виде приверженности и лояльности сотрудников.
Если экономика благоприятна, вам следует рассмотреть возможность реализации инициативы AW. Следующие ниже рекомендации помогут вам наметить курс.
Программа AW может быть разработана либо для пилотного тестирования, либо для полной реализации. Выбор будет зависеть от многих факторов. Если компания истекает кровью, то полномасштабное развертывание имеет смысл: необходимость радикальных изменений для сокращения затрат будет ясно и повсеместно понятна.А если компания уже информационная, с большим количеством командиров и независимых сотрудников, то риск провала при полном внедрении низкий. Однако для большинства организаций программа AW включает в себя так много нововведений и отклонений от глубоко укоренившихся норм, что поэтапный экспериментальный подход необходим для проверки того, что приемлемо, и для изменения того, что нет. Поскольку это не «обычный бизнес», для обеспечения успеха потребуется дополнительное время и внимание руководства, талантливый персонал, опытные консультанты и некоторые расходы.
Поэтапный подход к программе AW необходим для проверки того, что является приемлемым.
Хорошая идея начать с очевидных функций, таких как личные продажи, телемаркетинг, проектирование и консультирование, в которых люди уже работают со своими клиентами по телефону или в помещениях клиентов. Такие сотрудники в основном самостоятельны и нуждаются только в своих телефонах и ноутбуках для работы на альтернативном рабочем месте. Их вклад может иметь решающее значение для обеспечения успеха проекта.Фактически, Дейтон из IBM во многом объясняет успех инициативы своей компании тем фактом, что она была направлена снизу вверх. «Мы давали указания сверху относительно наших целей, — объясняет он, — но мы углубились в организацию, чтобы заставить программу работать. Спланировать это помогли люди относительно низшего звена, а местное руководство реализовало. Мы призвали их поэкспериментировать. Это было совместное усилие людей, которые должны были пострадать ».
Дэвид Хаус, президент Establishment Services Worldwide в American Express, начал инициативу по альтернативному рабочему месту в 1993 году с пилотного проекта для 300 представителей отдела продаж и обслуживания счетов в 85 полевых офисах по всей территории Соединенных Штатов.К 1995 году требовалось всего 7 офисов, участники были полны энтузиазма, а уровень удовлетворенности клиентов повысился. На основе этого успеха в штаб-квартире в Нью-Йорке был запущен второй пилотный проект — гораздо более сложная задача. Алан Хабер, директор проекта AmEx, говорит: «Экономия от программы виртуального офиса намного больше в штаб-квартире, чем в полевых офисах, потому что здесь у нас так много инфраструктуры и административной поддержки. Но есть и большее сопротивление виртуальным офисам.Многие люди любят приходить в это здание и не хотят отказываться от него ».
В зарубежных операциях пилотные проекты могут быть особенно ценными, потому что они дают компании свободу экспериментировать в среде, в которой могут быть глубокие культурные и физические различия. Например, проактивный подход, который работает в Соединенных Штатах, может быть контрпродуктивным или откровенно разрушительным за рубежом. Концепцию AW лучше всего развивать в небольших ситуациях, когда местное руководство проявляет энтузиазм, сотрудники готовы к инновациям, а рабочая среда способствует изменениям.
Независимо от того, разрабатываете ли вы пилотный проект или развертываете полную программу, первым делом нужно разделить целевых сотрудников на три сегмента, которые определяют их связи с рабочим местом: офисные, командированные и независимые. Сотрудников лучше всего сгруппировать по должностям, а не по отдельным лицам, и следует анализировать должности настолько подробно, насколько позволяют данные.Выяснение логистики того, как сотрудники будут работать вместе, когда они больше не привязаны к традиционным условиям, — более простая задача, если у вас есть четкое представление о том, что они делают в настоящее время, как и когда они это делают. К каждому сегменту могут применяться различные форматы AW, поэтому чем точнее будет этот анализ, тем легче будет разработать соответствующую программу. Приведенные ниже критерии — это не точные определения, а рекомендации, которые каждая организация должна адаптировать к своей ситуации.
Привязанные к офису сотрудников проводят почти все свое время в одном фиксированном назначенном месте, независимо от того, работают ли они в одиночку или в составе группы.Их рабочее место обычно состоит из личных кабинетов, рабочих станций или «кубов» и переговорных комнат. Чем больше эти пространства сгруппированы, тем больше происходит командное взаимодействие, но тем сложнее обеспечить конфиденциальность отдельных лиц. Для сотрудников, работающих в офисе, совместное использование рабочего стола может применяться в многосменных операциях, где режим работы предсказуем. Например, два или три человека могут быть назначены на один и тот же офис или рабочее место во время ежедневных смен при круглосуточной работе, или до шести человек могут использовать одно и то же пространство в разные дни недели.
Путешествующие сотрудника тратят не менее половины своего времени на посещение объектов за пределами назначенного им местоположения, обычно для транзакций и проектов. Фактически, их эффективность во многом зависит от их способности проводить как можно больше времени вне офиса, либо с клиентами (для тех, кто занимается продажами и консалтингом), либо во время работы над проектами (для аудиторов и инженеров). Технологии могут почти полностью освободить этих путешественников от назначенных им рабочих мест, потому что им нужно время, проведенное лицом к лицу с клиентами и коллегами.
Независимые сотрудники могут подключиться в любом месте и в любое время с помощью компьютера, модема и телефонной линии. В отличие от двух других сегментов, этим сотрудникам не нужно физически присутствовать в определенных местах. Они не зависят от прямого контакта с клиентами или коллегами, поэтому им не нужны заранее выделенные рабочие места. Писатели, консультанты и ученые — традиционные примеры независимого работника. Однако сегодня люди, выполняющие многие функции, могут работать независимо, даже если они являются членами крупных взаимозависимых предприятий.Такие люди часто предпочитают домашний офис, чтобы не отвлекаться; быть рядом со своими семьями; и избавиться от времени, денег и стресса, связанных с поездками на работу. Независимые работники также пользуются свободой настраивать свое рабочее пространство в соответствии со своими личными вкусами — возможность, недоступная в большинстве корпоративных сред, где единообразная планировка и стандартная меблировка являются нормой.
В традиционном офисе проверка повседневного прогресса сотрудников и изменение хода их работы — относительно простой процесс. Но наблюдение за действиями людей, которых вы не видите, совсем другое дело. Сотруднику очень легко на какое-то время основать компанию без ведома его или ее менеджера. Постановка четких целей с самого начала — и согласование способа отслеживания прогресса и измерения производительности — критически важны для успеха любого предприятия AW. Как говорит Карен Сансоне, директор по альтернативным решениям для рабочих мест компании Lucent Technologies: «Вы должны перейти к основам.Есть ли результат? Как узнать, сделал ли сотрудник или отдел что-то ценное? Для некоторых типов сотрудников производительность явно поддается измерению. Для других это не так. Рассматривая различные группы для удаленной работы, менеджеры понимают, что им необходимо как лучше понять, чем занимаются их сотрудники, так и сосредоточиться на производительности. Удаленная работа заставляет менеджеров серьезно думать о цели и результатах каждой работы ».
Наблюдать за работой людей, которых вы не видите, непросто.Ставьте четкие цели с самого начала, иначе ваши сотрудники могут потерпеть неудачу.
Как только цели и меры определены, задача управления становится адаптацией к новому стилю работы. Сансоне продолжает: «Удаленное управление — это действительно другая форма общения. Например, если сотрудник на традиционном рабочем месте испытывает трудности с достижением цели, он или она может зайти в офис менеджера и сказать: «У меня проблема. Мне нужна ваша помощь ». Или, как менеджер, вы все равно будете связываться с ними.В виртуальном офисе люди изучают разные методы. В обычных офисах сотрудники иногда ждут у дверей, чтобы застать своего начальника для быстрой встречи. Это пустая трата времени, с которой не встретишься в виртуальном офисе. Более того, менеджер виртуального офиса и сотрудник устанавливают повестку дня для своих разговоров, чтобы оба были лучше подготовлены ».
Сансоне и другие менеджеры согласны с тем, что прямой контакт необходим на альтернативном рабочем месте. «Оценка результатов работы и проверка заработной платы должны проводиться лицом к лицу», — говорит Сансоне.«В значительной степени влияние менеджеров обусловлено чувствительностью к индивидуальным реакциям и способностью определять язык тела и слова — реакции, которые просто невозможно интерпретировать по телефону или по электронной почте».
Менеджеры в среде AW, особенно в среде, в которой сотрудники работают на расстоянии, также должны уделять пристальное внимание управлению временем. Когда сотрудники находятся в офисе только один раз в неделю или несколько раз в месяц, очень важно, чтобы их время не тратилось зря. В обычном офисе изменение времени или дня встречи в последнюю минуту может быть неудобно для сотрудников; в виртуальном офисе это может нарушить их рабочие планы на весь день или, что еще хуже.
Не менее важны отношения со сверстниками — столь важные для любой карьеры — которые автоматически процветают в обычном офисе, но могут атрофироваться на альтернативном рабочем месте. Джоэл В. Ратекин, директор программы виртуальных офисов в American Express, описывает дилемму сотрудника: «Это естественная реакция менеджера — схватить любого, кто сидит в офисе, чтобы потушить пожар. Удаленный работник может быть даже более эффективным, потому что он может быть более сосредоточенным и может уделять больше времени решению проблемы.Но для того, чтобы этот человек возглавил команду или стал ее частью, менеджер должен подумать о том, чтобы с ним связаться ». Одно подразделение AmEx использует систему напарников, в которой у удаленных сотрудников есть коллеги, с которыми они должны разговаривать каждое утро. О чем говорят сотрудники, решать им. Идея состоит в том, чтобы держать удаленного работника в курсе, поощряя неформальные беседы о новых клиентах, идеях продуктов, смене должности, политике офиса — тех самых темах, которые привлекают внимание людей, сидящих за кулером для воды в обычном офисе.
В альтернативном рабочем месте так много нового и необычного, что менеджеры должны переучивать людей тому, что раньше было интуитивно понятными аспектами офисной жизни: когда им следует работать, как часто им следует общаться, говорить или печатать, и что говорить, когда они делать. С раннего возраста мы учимся жить в организациях в определенных местах. На альтернативном рабочем месте мы должны научиться быть внутри организации, не находясь в ней; в то же время мы должны различать нашу работу и семейную жизнь, находясь дома.Сообразительные лидеры понимают, что организационная культура не может считаться само собой разумеющимся на альтернативном рабочем месте, потому что люди физически не вместе, чтобы создать ее. Но на практике создать или поддерживать офисную культуру в определенных форматах AW непросто — например, когда менеджеры и люди, которыми они управляют, редко встречаются лицом к лицу. Также нелегко понять, в какой степени или в какой степени менеджер должен участвовать в том, чтобы помогать сотрудникам уравновесить границы между работой и семейной жизнью.
На альтернативном рабочем месте менеджеры и сотрудники должны научиться быть в и из организации, а не в в ней.
Merrill Lynch управляет лабораторией удаленной работы, чтобы акклиматизировать кандидатов на альтернативное рабочее место, прежде чем они официально примут новый стиль работы. После тщательной предварительной проверки сотрудники проводят две недели на работе в смоделированном домашнем офисе. Будучи установленными в большом помещении, оборудованном рабочими станциями в обычном офисном здании, потенциальные надомные сотрудники общаются со своими менеджерами, клиентами и коллегами исключительно по телефону и электронной почте. Если им не нравится такой способ работы, они могут бросить учебу и вернуться на свое обычное рабочее место.На сегодняшний день около 400 человек успешно переехали из симуляционной лаборатории в свои домашние офисы. Лаборатория доказала, что это действенный способ минимизировать риски размещения людей на альтернативном рабочем месте.
Все упомянутые мною организации разработали обширные учебные материалы и методы, соответствующие их конкретным потребностям и ситуациям. Джеймс из AT&T подчеркивает основы курса «обучения выживанию»: как зарезервировать рабочее место? Как мне маршрутизировать телефон и пейджер? Как мне получить доступ к базе данных? Эти компании также используют ритуалы для обучения новым нормам участников AW, особенно тех, кто будет работать из дома.Ритуалы Lucent включают в себя такие простые задачи, как составление списков дел, одевание для работы, прощальный поцелуй с иждивенцами при «уходе» в офис в начале рабочего дня, затем уборка стола, переадресация звонков, выключение компьютер и просмотр вечерних новостей в конце дня. Эти ритуалы заменяют традиционные офисные рутины, такие как утренние разговоры, перерывы на кофе и даже саму дорогу. Они также создают перерывы между домом и работой, что помогает поддерживать баланс.Сансоне из Lucent, которая сама работает «на дому» на полную ставку, считает, что такие ритуалы критически важны для надомных сотрудников, поскольку они связывают традиции обычного офиса с новыми реалиями домашнего офиса.
Точно так же сотрудники AW адаптируются к «удаленной работе», создавая ритуалы в соответствии со своим новым графиком. Один из офисов Lucent создал клуб пончиков утром в среду, куда продавцы виртуального офиса заходят поболтать и выпить чашечку кофе. Раньше они неформально встречались у кулера для воды, чтобы поговорить об особенно выгодных продажах или проблемах с покупателями.Теперь, по словам Сансоне, они заранее думают о том, чем они хотят поделиться с группой, и о том, какая обратная связь им нужна. Джеймс из AT&T спроектировал кафе в одном пункте приема, чтобы поощрять «случайные столкновения»: те спонтанные встречи, которые происходят там, где люди собираются и общаются. «У нас также есть стулья с обивкой и откидными столиками, которые переходят вам на колени, чтобы вы могли над ними работать», — говорит она. «Это другая среда — как будто снова в колледже».
Не ждите, что клиенты, поставщики и другие заинтересованные стороны сразу поймут вашу новую систему работы. Точно так же, как сотрудникам нужно время, чтобы набрать обороты, вашим внешним партнерам тоже нужно время. Им должна быть предоставлена информация и время для адаптации. Поэтому, прежде чем запускать инициативу AW, сообщите клиентам и другим заинтересованным сторонам, что происходит. Объясните, как новый способ работы может повлиять на их контакты с организацией, подчеркните выгоды, которые они могут получить от изменений, и проявите терпение.
Дэвид Рассел, представитель IBM по маркетингу клиентов, говорит, что его клиентам потребовалось немного времени, чтобы приспособиться, но отмечает, что сейчас общение стало более эффективным, чем когда-либо: «Я не так часто нахожусь в офисе, поэтому с ним труднее связаться. я лично сразу. Поначалу я думаю, что клиентов это расстраивало. Но теперь они понимают, что я всегда в нескольких минутах от голосовой почты и могу довольно быстро отвечать на звонки. Многие из них находятся в аналогичных ситуациях; поэтому мы гораздо больше общаемся по голосовой почте.И люди узнали, что, если они не свяжутся со мной лично, они должны оставить очень конкретное сообщение о характере своего звонка, чтобы я мог немедленно начать удовлетворять их потребности, а не играть в телефонную бирку ».
Если одной из основных причин, по которой вы внедряете программу AW, является привлечение и удержание сотрудников, которые принесут наибольшую пользу вашей организации, то вы должны убедиться, что они способны поддерживать баланс между своей работой и личной жизнью.Это требует большой честности с обеих сторон. По большей части решение заключается в способности сотрудника провести грань между работой и домом и быть уверенным, что линия находится в нужном месте.
СотрудникиAW должны провести четкую грань между своей домашней и рабочей жизнью и быть уверенными в том, что граница находится в правильном месте.
Два вопроса в опросе сотрудников компании IBM по AW: «Насколько хорошо вы совмещаете свою рабочую нагрузку и личную жизнь?» и «Создает ли компания среду, которая позволяет вам это делать?» Как говорит Брэд Гири, специалист по продажам IBM techline: «Даже если компания поддерживает такую среду, реальный вопрос заключается в том, насколько хорошо у вас ? Один из моих товарищей по команде находится в Сан-Диего, и в обеденное время он бежит по пляжу.Но он чувствует себя виноватым из-за того, что развлекается в это время дня. Компания может подчеркнуть сообщение, что пока оно компенсируется каким-либо другим способом, а вы по-прежнему достигаете своих целей, все в порядке. Но сотрудник должен в это верить ».
Джеффри Хилл, руководитель проекта IBM Global Employee Research, согласен с тем, что ответственность лежит как на компании, так и на отдельных лицах. Хилл живет в Логане, штат Юта, и работает с внутренними клиентами по всей стране.Он отчитывается перед руководителем в Нью-Йорке, с которым встречается только несколько раз в год. Он говорит: «На самом деле речь идет об изменении мировоззрения. Когда я читаю комментарии к опросам сотрудников, те, кто добился успеха в мобильности, действительно восхищаются тем, что « тренирую футбольную команду моей дочери в 3:30 дня » или « завтракают вместе с семьей впервые за 15 лет ». лет в IBM ». Но есть и другие, которые говорят:« Я всегда на работе. У меня есть электронный поводок. Я никогда не бываю свободным ».
Что можно сделать в корпоративной культуре для поддержания здорового баланса? «Мы получаем много предложений, что нам не следует особо выделять привычку Лу Герстнера каждый вечер приносить с собой чемоданы с работой домой», — шутит Хилл.Но, как он указывает, истинное решение заключается в постоянных усилиях как со стороны сотрудника, так и со стороны компании, чтобы постоянно предлагать положительное подкрепление до тех пор, пока обе стороны не будут довольны новым порядком работы.
Сегодня организации стоят на пороге нового рубежа: альтернативное рабочее место предлагает прекрасные возможности принести пользу как отдельному человеку, так и предприятию. Но за одной границей лежит другая — то, что можно назвать парадоксом мобильности .Дейтон из IBM объясняет: «Мы говорим о мобильности, но следующий рубеж — это отсутствие мобильности. Альтернативное рабочее место — и все технологии, которые делают это возможным — меняют способ взаимодействия людей ». Действительно, мы переходим от эпохи, когда люди ищут связи друг с другом, к эпохе, когда людям придется решать, когда и где отключиться — как в электронном, так и в социальном плане. Организации, которые реализуют инициативы AW, особенно те, у кого есть домашний офис, должны помнить об этом парадоксе.Ибо только те организации, которые уравновешивают индивидуальные и корпоративные интересы, смогут реализовать весь потенциал концепции.
Версия этой статьи появилась в выпуске Harvard Business Review за май – июнь 1998 г.Какие первые впечатления оставляет проект дизайна рабочего места? Это высоко эстетично? Мебель вокруг офиса пугает или манит?
Ваш офис может похвастаться очень креативным и современным рабочим пространством, но может ли он сочетать впечатления с позитивными сигналами для посетителей и сотрудников?
Дело в том, что большинство людей часто упускают из виду важность проектирования рабочего места в соответствии с потребностями сотрудников, которые в конечном итоге будут проводить на месте большую часть своего времени.
Портрет четырех профессионалов, сидящих за столом и обсуждающих бизнес-идею в офисеИзучение взаимодействия человеческого тела с окружающей средой позволит достичь баланса между дизайном рабочего места и физическими требованиями человека. Эргономика направлена на достижение этого и многого другого.
Эргономика — это наука, связанная с соответствием дизайна офиса людям. Принимая во внимание возможности и ограничения людей, эргономичный дизайн рабочего места стремится быть эффективным в выполнении функциональных требований пользователей.
Дизайн рабочего места должен быть направлен на развитие интуиции, командной работы и, что более важно, обеспечение безопасной и комфортной среды.
Дизайн рабочего места оказывает огромное влияние на производительность труда. Оптимальное использование пространства за счет оптимального размещения оборудования, учет человеческого фактора в дизайне рабочего места и эффективное согласование рабочего места с окружающей средой — важные аспекты эргономики.
Интеграция принципов благополучия человека в дизайн рабочего места стала критически важной для обеспечения того, чтобы работники работали с максимальной отдачей.Хотя человек, сидящий за своим столом, очевидно, не производит впечатление выполняющего тяжелую работу, известно, что это вызывает расстройства, которые могут иметь неблагоприятные последствия для здоровья.
Портрет занятой женщины, сидящей за компьютерным столом и касающейся компьютерной мыши на фоне бизнесменовОдно из расстройств, связанных с работой, — это повторяющиеся стрессовые травмы (RSI). Неправильный стул или стол или неправильная поза в конечном итоге могут оказаться фатальными. Это может вызвать перенапряжение глаз, головные боли, боли в спине, боли в шее и синдром запястного канала из-за повторяющегося характера работы.
Есть также вероятность развития проблем с опорно-двигательным аппаратом. Риск получения травмы из-за неудобной позы или повторяющегося характера работы может вызвать у вас дискомфорт и стресс, связанный с работой.
Эргономика помогает предоставить инструменты, необходимые для предотвращения чрезмерной нагрузки на части тела человека. С увеличением количества травм и заболеваний, вызванных конструкцией рабочих мест, затраты компании в долгосрочной перспективе могут возрасти.
Загроможденные офисные рабочие станции — одна из основных причин, по которым в организациях наблюдается высокий уровень прогулов и низкий моральный дух на рабочем месте.Дизайн рабочего места должен быть направлен на то, чтобы дизайн соответствовал человеческим потребностям, а не заставлял людей вписываться в дизайн. Расположение стульев и столов в офисе должно быть направлено на создание атмосферы, удобной для сотрудников. Это позволяет работнику добиваться наилучших результатов при сохранении хорошего здоровья.
ЭргономикаOffice предполагает принятие дизайна, который соответствует вашей рабочей станции, вашим рабочим требованиям и должности. Основное внимание уделяется размещению стула, стола, клавиатуры, монитора и телефона.
Оценка эргономичности офиса включает:
Исследование, которое помогает понять физические, физиологические и психологические требования работы, должно охватывать целостный взгляд. Должен состоять из:
Количество времени, которое мы проводим в офисе, определяет степень, в которой эргономика влияет на наше благополучие. Эргономичный офис должен отвечать следующим вопросам:
Использование хорошей эргономики считается критически важным в современном офисном дизайне.Лучшие рабочие места созданы для людей и их окружения. В идеальном дизайне офиса не должно быть закрытых пространств, таких как кабинки, и поощряться более открытая и динамичная рабочая зона. Вовлечение сотрудников в процесс проектирования также является хорошей идеей. Исследования показывают, что сотрудники, участвующие в процессе проектирования своих рабочих станций, демонстрируют более высокий уровень приверженности и более продуктивны.
Невозможно переоценить важность эргономики. Организации, которые используют специализированные услуги, такие как услуги САПР, для лучшего понимания офисных интерьеров, могут более эффективно интегрировать эргономику в дизайн рабочего места.
Эргономично спроектированное рабочее место будет иметь большое значение для создания положительных изменений в отношении работников, сохраняя при этом атмосферу, способствующую достижению целей организации.
Читать 5 мин
Офис вашей компании — это больше, чем просто пространство, в котором работают люди.Во многих смыслах это дом вдали от дома для ваших трудолюбивых сотрудников.
Как и идеальный дом, ваш офис должен быть комфортным пространством, в котором людям нравится находиться. Он должен поощрять вдохновение, творчество и продуктивность — и отражать культуру вашей компании.
Для того, чтобы ваши сотрудники выполняли свою работу наилучшим образом, в вашем офисе должны быть разные комнаты и пространства, отвечающие их различным потребностям.
Из этого бизнес-руководства вы узнаете, какие комнаты и пространства должны быть на вашем рабочем месте, а также о преимуществах, которые каждая область приносит вашим сотрудникам и компании.
Должны быть офисные помещения и помещенияКонференц-залы
Конференц-залы и офисы идут рука об руку. Количество переговорных комнат, которые должна иметь ваша компания, зависит от количества ваших сотрудников, планировки вашего рабочего пространства и частоты встреч ваших сотрудников. Вот несколько различных типов конференц-залов, которые стоит рассмотреть:
Зона приема и приветствия
Для каждого рабочего места требуется отдельная зона от основного рабочего пространства, в которое входят посетители.В нем должны быть удобные сиденья, чтобы посетители могли дождаться, пока хозяин проведет их в главный офис.
Телефонные номера
Если у вашей компании открытый офис, хорошо бы предоставить вашим сотрудникам небольшие комнаты для приема частных звонков. Эти места не позволяют одному человеку зайти в комнату для собраний, которая может быть зарезервирована для других.
Кухня
У некоторых компаний есть экстравагантные кафетерии или кухни, как в магазине 7/11.Всем нравится, когда их угощают хорошей едой, но многие компании не могут позволить себе прокормить весь свой персонал.
В вашем офисе должна быть как минимум кухонная зона, где ваши сотрудники могут хранить и готовить себе еду. Никто не любит работать натощак, поэтому предоставление вашим сотрудникам холодильника, кофеварки, микроволновой печи и другой мелкой бытовой техники может иметь большое значение на вашем рабочем месте.
Общая площадь
Важно иметь на рабочем месте место, где люди могут общаться, не отвлекая других.
Идеальная общая зона должна быть отделена от основного рабочего пространства и создавать расслабляющую атмосферу. Как и в общей зоне дома, в ней должны быть удобные кресла, чтобы сотрудники могли снимать нагрузку, когда им нужно.
Оздоровительный кабинет
Это критическое, но часто упускаемое из виду пространство на многих рабочих местах. Велнес-комната — это личное пространство, где сотрудники могут позаботиться о своих личных потребностях в отношении здоровья. Это особенно полезно для работающих молодых мам, которым требуется личное пространство для кормления грудью.
Думайте об этой комнате как о кабинете медсестры в начальной школе. В нем не обязательно должна находиться медсестра, но в нем должна быть аптечка первой помощи и другие материалы для здоровья и хорошего самочувствия, которые могут понадобиться сотрудникам.
ИТ-комната
ИТ-комната служит центром для всех технологий вашего офиса. Если у вашей компании есть локальные серверы, их нужно хранить в безопасном помещении с контролируемым климатом.
Эта комната также должна быть местом, где дорогие компьютеры и другая электроника надежно хранятся и содержатся в надлежащем состоянии.
Комната для вебинаров и звукозаписи
Эта комната необходима, если ваша компания серьезно относится к вебинарам, подкастам или видеозаписи. Он должен быть звукоизолирован, чтобы блокировать посторонний шум, как в музыкальной студии. В вашей комнате для записи также должны быть профессиональные микрофоны, наушники и другое оборудование, которое поможет вашим сотрудникам создавать качественный мультимедийный контент.
Приятно иметь офисные помещения и помещенияПеречисленные к этому моменту помещения можно найти в большинстве современных офисов.Вот еще несколько бонусных мест, которые могут вывести ваше рабочее место на новый уровень:
Открытое пространство
Быть внутри весь день может быть непросто, поэтому людям важно найти минутку, чтобы подышать свежим воздухом и погреться на солнышке. Открытый внутренний дворик или зеленая зона рядом с вашим домом — это хорошо, но не совсем необходимо. Если ваша компания не может предоставить открытое пространство, ваши сотрудники, скорее всего, найдут поблизости парк или красивую улицу, по которой можно прогуляться, чтобы провести свободное время.
Место для хранения велосипедов
Замечательно иметь безопасное место для хранения велосипедов сотрудников, особенно если ваше рабочее место находится в городе. Все больше и больше людей предпочитают ездить на работу на велосипеде вместо того, чтобы водить машину или пользоваться общественным транспортом, но им нужно знать, что их велосипед безопасен, пока они работают.
Фитнес-центр
Офисные тренажерные залы и корпоративные фитнес-классы стали модными привилегиями. Это может показаться чрезмерным, но помните, что здоровые сотрудники более продуктивны, менее подвержены стрессу и в целом более счастливы.
Замечательно, если ваша компания может предоставить на территории тренажерный зал или студию для занятий фитнесом, но это не обязательно. Вы можете предложить различные оздоровительные программы для улучшения здоровья сотрудников.
Раздевалка и душевые
Если в вашем офисе есть фитнес-зона, в нем также должны быть раздевалка и душевые, чтобы ваши сотрудники могли убрать после тренировки.
Это по-прежнему приятная комната, даже если в вашем офисе нет фитнес-зоны. Сотрудники, которые едут на работу на велосипеде или бегают во время обеденного перерыва, с радостью воспользуются этой зоной.
Предоставьте своим сотрудникам пространство, в котором им нужно быть отличным Офисыпревратились из кабинок с люминесцентными лампами в уникальные помещения, в которых сотрудники с удовольствием проводят день. Обеспечение вашего рабочего места подходящими комнатами и пространством создает среду, в которой ваши сотрудники могут отлично работать.
В предыдущие годы, когда мы писали о тенденциях в дизайне офисов, мы оттачивали тенденции, которые повышали благосостояние и продуктивность сотрудников.
Вдохновленные движением «Новый мир труда», мы подчеркнули тот факт, что компании не могут позволить себе оставлять ни один из этих факторов на волю случая, если они хотят способствовать развитию культуры счастья. И это подтверждено наукой.
Теперь, в 2021 году, в соответствии с тенденциями на рабочих местах эпохи пандемии, благополучие и продуктивность сотрудников по-прежнему будут оставаться важными. Но наши прогнозируемые тенденции в дизайне офисов на этот год сильно изменились.
В эпоху COVID-19 обеспечение безопасности сотрудников от рисков для здоровья является главным приоритетом, когда речь идет о дизайне офиса.
«Что объединяет все компании после COVID-19, так это новое стремление к созданию безопасных, здоровых пространств, в которых соблюдаются принципы и методы оздоровления». — Конструкторское бюро HOK, март 2020
Пандемия изменила подход сотрудников и компаний к планировке своих офисов. Хотя во многих офисах приняты временные меры по обеспечению здоровья и безопасности, существуют также значительные долгосрочные изменения, которые сохранятся даже тогда, когда исчезнут опасения по поводу пандемии.
Прошлый год позволил большему количеству людей осознать, насколько важны меры по охране здоровья и безопасности для защиты нашего благополучия. Год ношения масок, частого мытья рук и социального дистанцирования изменил наши взгляды на безопасность и санитарию в офисе.
Некоторые способы адаптации офисов к планировке офисов:
Настольные подставки. Хотя пластиковые экраны создают санитарную среду, они могут нанести ущерб совместной и командной работе. Подставки для стола, которые позволяют от трех до четырех сотрудников сотрудничать, сохраняя при этом расстояние, — это альтернатива, которую многие компании используют для обеспечения безопасности и совместной работы.
Стол дистанционный. Руководители могут говорить с сотрудниками о важности социального дистанцирования, но планировка офиса, поощряющая дистанцирование, более эффективна. Во многих офисах столы и рабочие места чередуются, и они располагаются напротив друг друга, чтобы сотрудникам было легче сохранять дистанцию.
Уличные офисы. Исследования показывают, что занятия на свежем воздухе с хорошей вентиляцией сопряжены с меньшим риском заражения COVID-19, чем в помещении.Хотя это возможно не для всех компаний в любом климате, многие офисы открывают офисы на открытом воздухе, чтобы повысить безопасность.
Меньшие конференц-залы. Небольшие конференц-залы побуждают небольшие группы использовать их. Вместо двух или трех человек, болтающих в маленьком кабинете, что может быть рискованно, они могут поддерживать здоровую дистанцию, не занимая большой конференц-зал.
Макеты офиса могут помочь стимулировать здоровое поведение и заставить сотрудников чувствовать себя более комфортно, возвращаясь с удаленной работы.Они также могут способствовать созданию атмосферы сотрудничества, сохраняя при этом меры безопасности для своих сотрудников.
Мы хотели лучше понять, как компоновка рабочего места и технологии в нем трансформируются в связи с пандемией.
Хотя основной темой сегодняшних тенденций в области офисного дизайна является безопасность, многие также стремятся одновременно повысить благополучие и счастье сотрудников.
Итак, мы обратились к Кей Сарджент, старшему директору — директору Workplace HOK и ведущему эксперту по стратегии на рабочем месте, и ее команде за советом и вдохновением.
(И чтобы узнать больше, посмотрите этот разговор с участием Кей и других экспертов по офисному дизайну во время виртуального саммита Proxyclick Return Ready Virtual Summit в 2020 году).
Вот основные тенденции офисного дизайна, которые мы ожидаем увидеть в ближайшие месяцы.
Удаленная работа, несомненно, стала важным фактором непрерывности бизнеса во время кризиса в области здравоохранения, вызванного COVID-19. Теперь, когда многие предприятия снова открылись, возможность работать из дома (или из любого места), по-видимому, является постоянным предпочтением.
Действительно, удаленная работа может повысить продуктивность и набор персонала, одновременно сокращая расходы компании. Но поскольку некоторые организации понимают, что им необходимо лучше адаптироваться к удаленной работе, Сарджент и команда HOK подчеркивают, что «только потому, что вы можете, это не значит, что вы должны».
Тот факт, что ваша организация может иметь под рукой возможности удаленной работы на постоянной основе, не означает, что вы готовы полностью попрощаться с офисной жизнью. Вам нужно будет оценить, имеет ли это смысл, когда речь идет о таких факторах, как корпоративная культура, демографические данные, стили работы сотрудников и т. Д.
Становится важным позволить работникам найти правильный баланс: некоторые могут предпочесть приходить в офис только несколько дней в неделю.
Кажется, что выигрышным решением является гибкость, позволяющая избежать поездок на работу, а также возможность работать с коллегами лицом к лицу. Это помогает поддерживать баланс между работой и личной жизнью и обеспечивать общее удовлетворение сотрудников.
Независимо от того, как определяется этот баланс, социолог рабочей среды Трейси Брауэр недавно написала в Forbes, что «офис здесь, чтобы остаться»: работа в офисе укрепляет человечность и инновации, цели, энергию, благополучие, талант, культуру и многое другое.
2. Строгие санитарные процедуры, заложенные в дизайн офиса.Организациям необходимо будет упростить для сотрудников соблюдение надлежащей гигиены в эпоху COVID-19. Согласно HOK, это может означать установку раковин на кухнях и в комнатах отдыха или установку нескольких дозаторов дезинфицирующего средства для рук в ключевых местах офиса.
Это также будет ключом к внесению других изменений, которые помогут с канализацией офиса, например, выделение шкафчиков, ящиков для документов или шкафов отдельным лицам.Мусорные баки следует размещать в местах общего пользования (а не за отдельными столами), чтобы улучшить санитарные условия.
3. Нераспределенные сиденья с экранированием и границами в современном офисе.Необходимость эффективного сотрудничества внутри команд и между отделами вдохновляет на создание новых форм помещений для встреч в офисах.
Это привело к появлению тенденции, существовавшей до COVID-19, под названием «горячие рабочие столы», которая устраняет традиционное личное рабочее пространство и вместо этого заставляет сотрудников выбирать, где им сидеть каждый день, в порядке очереди.Горячий рабочий стол разрушает старомодный дизайн офиса, включая различные зоны для совместной работы, такие как пространства для размышлений.
Мозговой штурм в офисах LinkedIn в Нью-Йорке. Фото: Эрик Лайнель.
Хорошие новости: возможность для сотрудников сидеть где угодно (и, следовательно, лучше сотрудничать) никуда не денется.
В то время как выделение сидячих мест и удержание в собственном пространстве могло бы показаться санитарным вариантом, HOK указывает, что в офисах с назначенными сиденьями столы, как правило, «грязнее многих туалетов».»Это потому, что уборщикам часто говорят не прикасаться к предметам на рабочих столах. В офисах с нераспределенными местами столы можно мыть каждую ночь, и поэтому они более гигиеничны.
Современный офисный дизайн также должен включать больше границ или барьеров, таких как занавески, стены или экраны, чтобы сотрудники могли выбирать места, позволяющие им дистанцироваться от других. Сиденья также необходимо разместить так, чтобы коллегам не приходилось смотреть друг на друга прямо.
Что касается общих столов или конференц-залов: команда HOK говорит, что сиденья можно убрать, чтобы освободить больше места, или мебель можно убрать совсем, чтобы «освободить место для людей и устранить точки соприкосновения».”
4. Офисный дизайн в стиле «свободные руки» или «бесконтактный».Дизайн рабочего места и технологии идут рука об руку.
Дизайн офиса должен соответствовать инфраструктуре компании. Подумайте: технология маяков и беспроводные системы для презентаций или видеоконференций в общих рабочих средах.
Большой тенденцией в дизайне офисов в 2021 году станет внедрение технологии громкой связи, чтобы ограничить прикосновение к поверхности и, как следствие, распространение вируса на рабочем месте.
Технология громкой связи включает решения для бесконтактной регистрации посетителей, которые просто сканируют QR-код в киосках на стойке регистрации или в точках контроля доступа, таких как дверные проемы, турникеты или лифты в здании.
(Подробнее о технологии бесконтактной регистрации Proxyclick можно узнать здесь).
Мы также увидим больше инструментов голосовой активации или связи VOIP, искусственного интеллекта и других средств управления громкой связью, используемых во всем офисе.
«Искусственный интеллект и технологии окружающей среды предлагают решения, которые сделают рабочее место более здоровым, а людей — более продуктивным.»- Кей Сарджент, старший директор — директор по рабочему месту, HOK
«Мы должны уделять первоочередное внимание [умным] материалам, которые просты в уходе, устойчивы к плесени и способствуют хорошему качеству воздуха в помещении», — пишет Брэд Либман из HOK. Также можно использовать антимикробные материалы, такие как медь.
Кроме того, говорит Либман, офисы должны будут лучше проветривать наружный воздух, «разбавляя переносимые по воздуху загрязнители и уменьшая возможности передачи.«Системы HVAC также должны быть обновлены для улучшения циркуляции и фильтрации воздуха.
Офисы также становятся экологичными, поскольку вдохновленные природой дизайнеры рабочих мест привносят в интерьер элементы внешнего вида. Биофильный дизайн направлен на визуальную связь между человеком и природой.
Офисы Hortonworks в Будапеште. Фотография: Bálint Jaksa Photography.Поскольку сотрудники проводят большую часть своего рабочего времени в помещении (особенно во время глобальной пандемии), эти связи часто теряются.Офисные растения, такие как Living Walls, также помогают улучшить качество воздуха и улучшить качество жизни сотрудников.
И многое другое …Чтобы узнать больше о тенденциях в дизайне офисов будущего, ознакомьтесь с нашим разговором с экспертами из JLL, EY и NTT ниже.
Будущее офисного дизайна безопаснее (и наполнено технологиями)
Даже среди все более удаленной рабочей силы компании приветствуют новые разработки и технологии офисного дизайна для повышения безопасности, производительности и общего благополучия на рабочем месте.
По мере того, как мы продолжаем бороться с глобальной пандемией и ее последствиями, мы можем смотреть в светлое будущее, наполненное революционными инновациями в дизайне офисов, которые помогут сотрудникам лучше соответствовать требованиям к здоровью и сбалансированности работы и личной жизни.
